Ставится ли печать на фирменном бланке предприятия

Ставится ли печать на фирменном бланке предприятия

Вопрос: наше госучреждение обязано использовать гербовые бланки. Обмен документами (письмами) осуществляется в СЭД. Есть ли какой-то регламентирующий порядок? Как лучше построить работу? В частности, визовый экземпляр письма, остающийся в учреждении, должен ли быть оформлен на типографском бланке или нет, в регистрационную карточку вставляется сканированная копия письма или электронный образ бланка с текстом. При обычной работе у нас если письмо отправляется на типографском бланке (на бумажном носителе) сторонней организации, то визовый экземпляр должен быть без бланка.

Определения:

● Гербовый бланк – это бланк с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Бланки изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказам федеральных органов исполнительной власти. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера. Бланки подлежат учету.

● Фирменный бланк – это бланк официального документа (письма), форма и порядок работы с которым определяется предприятием или организацией. При этом может быть оговорен порядок работы по аналогии с гербовыми бланками, то есть, что они подлежат нумерации, учету выдачи и расхода.

● Визовая копия – копия документа (обычно на пустом листе), который используется для проставления виз сотрудников в ходе согласования документа внутри организации.

Порядок работы с такими документами в системах электронного документооборота (СЭД) и межведомственного электронного документооборота (МЭДО) может вызвать дополнительные вопросы. Рассмотрим отдельно методическую и технологическую составляющие процесса.

Методические вопросы организации работы с бланками и визовыми копиями

Этот ГОСТ носит рекомендательный характер. В отличие от старого ГОСТ 6.30-97 в ГОСТ 6.30-2003 статья о бланках звучит как «4.2. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов». И все. То есть были исключены требования по фирменным бланкам и был исключен раздел 5 «Требования к учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации», а также положения о порядке изготовления гербовых бланков.

Таким образом, каждая организация может ввести свой нормативно-правовой документ, который будет регулировать такую работу.

Государственные учреждения при организации своего документооборота должны пользоваться следующими документами:

Некоторые негосударственные учреждения так же используют положения этих документов для организации своего документооборота, принимая их как достаточно подробно проработанными и методически верными.

Это достаточно «свежие» документы и в них учтена возможность подготовки документов в электронном виде. Рассмотрим ниже, какие требования по работе с бланками и визовыми копиями имеются в этих нормативных документах.

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти

5. Документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

11. Согласование документа в федеральном органе исполнительной власти оформляется визой уполномоченного должностного лица федерального органа исполнительной власти. Согласование документа, созданного в федеральном органе исполнительной власти, с другими органами государственной власти и организациями оформляется грифом (листом) согласования, протоколом или письмом о согласовании.

Типовая инструкция, действующая в органах власти

1.4. Положения Типовой инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в федеральном органе исполнительной власти, должны отвечать требованиям инструкции по делопроизводству этого органа.

Читайте также:  Роды в другом городе без прописки

2.5.3. Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказам федеральных органов исполнительной власти.

2.5.4. Бланки документов федерального органа исполнительной власти подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера.

2.6.21. Согласование проекта документа.

Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника нормативно-правового акта федерального органа исполнительной власти. На проекте законодательного акта, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа.

Таким образом, государственная организация может выбрать вариант, который не противоречит этим положениям и зафиксировать его в своем внутреннем положении о делопроизводстве. Например, для некоторых учреждений разработаны инструкции по делопроизводству с учетом работы с фирменными бланками (кадастровая служба, таможенные органы).

Очень полезным документом для составления инструкции являются Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (с приложениями — образцы и пояснения), в которых целый раздел посвящён работе с электронными документами.

В случае, который был описан в вопросе, имеются условия:

● обязательно использование гербовых (фирменных) бланков,

● документооборот между организациями осуществляется с помощью СЭД,

● бумажный документ не досылается второй стороне,

● визы собираются в бумажном виде

Наиболее удобным вариантом здесь мы считаем не делать визовую копию, а проставлять визы на обратной стороне бланка. Так как при этом вы не будете распечатывать, подшивать и хранить документ два раза – на бланке и визовую копию, а только один документ со всеми визами. И этот вариант предусмотрен всеми нормативными документами и не противоречит им. При этом в СЭД имеет смысл хранить скан-образ бланка с обеих сторон.

Технические моменты организации работы с документами на гербовых (фирменных бланках) в СЭД

Условия работы с документами в СЭД могут отличаться в разных организациях и предприятиях. Например, согласование может идти в электронном виде, либо оригинальный бумажный бланк должен отправляться второй стороне. Важны так же возможности системы электронного документооборота для того, чтобы точно определить процесс работы с бланками, визовыми копиями. Например, есть ли в системе понятие версий документов и как идет работа с ними. Работа с версиями значительно упрощает процесс, так как к одной карточке может быть прикреплен 1) проект документа в формате текстового редактора (doc), 2) окончательная версия, подписанная ЭЦП, 3) скан-образ на фирменном бланке. И далее работа с этим документом будет идти как с единой сущностью.

Порядок и общие принципы работы с документами на бланках в СЭД могут быть такими:

● В специальном справочнике (модуле) ведется учет фирменных бланков (кому, сколько и когда выдано).

● Для исходящих официальных писем в СЭД хранится шаблон без шапки, и текст в нем располагается так, чтобы при печати он хорошо размещался на бланке (оставлено место под шапку и поля).

● Согласование писем проходит в электронном виде. В ходе согласования документ подписывается ЭЦП.

● Печатает письма ответственный за делопроизводство уже на фирменных бланках (на фирменном бланке распечатывается только один экземпляр).

● Если нужно еще оставить экземпляр у себя в организации, то он уже распечатывается на пустом листе А4 (для неавтоматизированных пользователей визы могут быть собраны на нем).

Читайте также:  Как организовать благотворительный сбор

● Далее при регистрации исходящего письма делопроизводитель в регистрационно-контрольной карточке указывает номер фирменного бланка. Таким образом, можно учитывать, сколько бланков было израсходовано в подразделении.

● После сканирования сохраняется в системе скан-образ (подтверждает номер и серию бланка).

При согласовании в электронном виде к распечатанному визовому экземпляру (на котором не будет живых подписей, так как согласование шло в электронном виде) можно приложить распечатку «листа согласования» из СЭД. На листе согласования будет указано кто и когда подписал/согласовал документ средствами СЭД. Это может быть информация об ЭЦП, либо других предусмотренные системой «визах». Сканировать в этом случае лист согласования не имеет смысла, так как вся информация с него полностью хранится в системе.

Если согласование идет в бумажном виде, то в систему можно заносить скан-образы и первого экземпляра на гербовой бумаге с номером бланка и визовой копии с подписями.

Если обмен документами осуществляется с внешними организациями, то в организации должен быть разработан порядок обмена документами, в котором определено какой из экземпляров интересует вторую сторону. Скорее всего, будет предусмотрен обмен образами подлинников документов, а не визовых копий.

Таким образом, важно определить наиболее оптимальный вариант для конкретной организации и закрепить порядок работы в инструкции делопроизводству и электронному документообороту.

Рекомендуем

Нужна ли печать на фирменном бланке организации?

Фирменный бланк — лист бумаги, на котором в верхней части уже изображены реквизиты компании. Их используют для написания писем в другие учреждения.

В низу фирменного бланка обязательно ставится подпись руководителя или другого лица, и если это связано с финансами, то и печать тоже. Если просто письмо, то печать ставить необязательно.

В делопроизводстве есть примерный перечень документов, которые необходимо заверять печатью. В каждой организации также необходимо утвердить этот перечень. Тогда уже будет понятно, ставить печать на бланке или нет.

Обычно документы (письма, ответы, запросы) на фирменном бланке подписывает руководитель предприятия — и все, этого достаточно — печать не ставят.

Вместе с тем, если речь идет о финансовых вопросах, или же это ходотайство о награждении, или другие важные документы — печать надо ставить.

Законодательно не установлено, надо ли ставить печать на фирменном бланке. Сейчас легко её скопировать факсимиле, или напечатать на цветном принтере. Лично у меня больше доверия к тому бланку, где и подпись руководителя живая собственноручная, плюс в придачу и отпечаток печати чернилами.

Внутренними документами устанавливаются правила оформления документов, но они чаще всего чисто для внутреннего пользования. Зато всякие официальные органы требуют даже на официальном бланке организации ещё и её печать ставить.

Может ли общество работать без печати и официального бланка?

Отечественное законодательство в рассматриваемой области существенно изменилось со вступлением в силу закона «О внесении изменений…» от 06.04.2015 № 82-ФЗ. Указанным нормативным документом были изменены нормы об обязательности наличия печати организации в отношении хозяйственных обществ, ранее содержащиеся:

  • в п. 5 ст. 2 закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ;
  • п. 7 ст. 2 закона «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 № 208-ФЗ.

Может ли ООО работать без печати? В соответствии со ст. 2 и 6 закона № 82 иметь печать обязано только то акционерное общество или общество с ограниченной ответственностью, которое отдельно указано в норме федерального закона.

Читайте также:  Кадастровая стоимость когда пересчитывается

Такие требования предъявляются, в частности:

  • к юридическим лицам, осуществляющим оценочную деятельность;
  • филиалам и представительствам банковских организаций;
  • организаторам лотерей;
  • обществам, планирующим выдавать и выдающим доверенности на представление интересов;
  • участникам товарооборота внутри Евразийского экономического союза.

О том, нужна ли печать для ИП, можно прочитать в нашей тематической статье.

В отношении же фирменного бланка организации закон и ранее, и в настоящее время однозначно гласит, что наличие данного атрибута является ее правом, а не обязанностью. Это подтверждают упомянутые выше нормы законов № 14-ФЗ и 208-ФЗ.

Требования к печати ООО

Сведения о наличии печати должны быть включены в устав организации. Как именно должна выглядеть формулировка и в какую часть устава входить, закон не регламентирует. Как правило, эти сведения включаются в состав общей информации об организации, например в таком виде: «Общество имеет круглую печать…»

Также действующие нормативные документы не устанавливают требований к форме и содержанию печати, но ранее действовавшие нормы законов № 14-ФЗ и 208-ФЗ, а также практика гражданско-правовых отношений позволяют определить некоторые общие требования. Рассмотрим некоторые из них на примере печати ООО, т. к. никаких существенных отличий от печати акционерных обществ она не имеет:

  • печать должна иметь круглую форму;
  • наименование организации должно содержаться в полной форме (не исключается возможность дополнительно указывать и сокращенное наименование);
  • название компании должно фигурировать на русском языке;
  • в качестве дополнения может содержать наименование на иностранном языке или языке народов РФ;
  • в текст печати включается местонахождение юридического лица.

При этом в настоящее время можно говорить только о практической целесообразности соблюдения указанных требований, поскольку никакой ответственности за их несоблюдение законом не устанавливается.

Фирменный бланк: содержание и образец

Наличие фирменного бланка в ООО или АО унифицирует делопроизводство как внутри организации, так и при документообороте со сторонними лицами. Поскольку закон предусматривает диспозитивное право обществ на такой бланк, отсутствуют какие-либо императивные нормы в отношении его содержания. Не регулируется данный вопрос и никакими рекомендательными правовыми нормами.

В связи с этим образец фирменного бланка ООО утверждается на локальном уровне, как правило внутренними правилами делопроизводства. Однако его утверждение не является обязательным.

Исходя из обычаев делового оборота, в него следует включать:

  • фирменный логотип организации (при его наличии);
  • наименование хозяйственного общества и его организационно-правовую форму;
  • местонахождение фирмы (юридический и фактический адреса);
  • индивидуализирующие признаки организации (ОГРН, ИНН);
  • контактные данные (телефон, факс, адрес электронной почты, контакты мессенджеров и др.);
  • банковские реквизиты юридического лица.

Все эти данные обычно располагаются в левом верхнем углу либо вверху бланка по центру. Более подробно с правилами оформления фирменного бланка ООО можно ознакомиться в статье по этой ссылке.

Образец фирменного бланка организации можно скачать по ссылке:

  • наличие печати не является для хозяйственных обществ обязательным (исключения могут быть прямо указаны в федеральном законе);
  • фирменный бланк юридического лица — его право, но не обязанность;
  • законодательные требования к печати и бланку не установлены;
  • если печать имеется, об этом должно быть указано в уставе;
  • форма фирменного бланка утверждается на локальном уровне (например, правилами делопроизводства).
Ссылка на основную публикацию
Срок рассмотрения заявления в фссп
МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА СУДЕБНЫХ ПРИСТАВОВ 11 апреля 2014 г. N 15-9 Директор Федеральной службы судебных приставов -...
Сопроводительное письмо в государственную инспекцию труда образец
Уважаемые Руководители организаций, в которых проведена специальная оценка условий труда. В соответствии с требованиями ст. 11 Федерального закона от 28.12.2013...
Сопровождение грузов в финляндию отзывы
Прямой работодатель OOO Revers Занятость Полная График Сменный Образование 0 Опыт работы любой Возраст кандидата 19 — 60 лет Знания...
Срок предоставления уточненных сведений о доходах госслужащих
Вы здесь Законодательство обязывает государственных и муниципальных служащих ежегодно предоставлять нанимателю сведений о доходах, расходах, имуществе и обязательствах имущественного характера...
Adblock detector