Специалист кадровой службы обязанности

Специалист кадровой службы обязанности

Содержание

Должностная инструкция специалиста отдела кадров регламентирует трудовые отношения. Документ устанавливает ответственность, права, функциональные обязанности работника, порядок его подчинения, занятия и освобождения от должности, требования к навыкам, образованию.

Инструкцию готовит руководитель подразделения организации. Утверждает генеральный директор.

Образец типовой должностной инструкции специалиста отдела кадров

І. Общие положения

1. Специалист отдела кадров принадлежит к категории «специалисты».

2. Специалист отдела кадров непосредственно подчиняется начальнику отдела кадров/генеральному директору учреждения.

3. На должность специалиста отдела кадров назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, опыт работы на аналогичной должности не менее одного года.

4. Назначение или освобождение от должности специалиста отдела кадров осуществляется приказом генерального директора учреждения.

5. В период отсутствия специалиста отдела кадров его права, ответственность, функциональные обязанности переходят к иному должностному лицу, о чем сообщается в приказе по организации.

6. Специалист отдела кадров должен знать:

  • кадровую политику организации;
  • организационно-штатную структуру учреждения;
  • методы подбора, оценки кадров;
  • основы гражданского, трудового законодательства РФ;
  • условия на рынке труда;
  • правила заключения и оформления договоров;
  • нормы делового этикета и общения;
  • основы обращения с базами данных, средствами автоматизации учета;
  • правила начисления льгот, компенсаций, оформления пенсий сотрудникам;
  • правила охраны труда, противопожарной защиты, техники безопасности;
  • отчетные документы, установленные в учреждении.

7. Специалист отдела кадров руководствуется в своей деятельности:

  • данной должностной инструкцией;
  • приказами и распоряжениями руководства;
  • правилами внутреннего трудового распорядка, иными руководящими актами учреждения;
  • законодательными актами РФ;
  • Уставом организации.

ІІ. Должностные обязанности специалиста отдела кадров

Специалист отдела кадров выполняет следующие должностные обязанности:

1. Принимает, переводит, увольняет сотрудников в рамках требований трудового законодательства, положений приказов руководителя учреждения, иной установленной документации по управлению персоналом.

2. Учитывает личный состав организации, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации.

3. Собирает материалы для аттестационных, квалификационных, конкурсных комиссий.

4. Представляет сотрудников к поощрениям и взысканиям.

5. Создает и ведет личные дела сотрудников. Дополняет их сведениями, в соответствии с трудовой деятельностью персонала.

7. Вносит записи в трудовые книжки сотрудников учреждения. Обеспечивает их учет и хранение.

8. Готовит, выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.

9. Подсчитывает рабочий стаж сотрудников.

10. Оформляет карточки пенсионного страхования, иные документы для начисления пенсий, льгот, компенсаций работникам учреждения и их семьям.

11. Ведет информационные базы качественного, количественного состава сотрудников, следит за их пополнением, своевременным обновлением.

12. Учитывает отпуска сотрудников, контролирует составление, соблюдение графиков отпусков.

13. Изучает причины увольнения персонала, участвует в подготовке мероприятий по снижению их количества.

14. Собирает документы для их сдачи в архивы на хранение.

15. Разрабатывает и реализует мероприятия по неразглашению, сохранению коммерческой тайны учреждения, персональных данных сотрудников организации.

16. Выполняет должностные обязанности сверхурочно в порядке, предусмотренном законодательством РФ о труде.

17. Подготавливает отчетную документацию.

18. Контролирует исполнение требований рабочей дисциплины, трудового распорядка в подразделениях учреждения.

ІІІ. Права

Специалист отдела кадров имеет право:

1. Визировать документы в пределах своей компетенции.

2. Представлять интересы организации в установленном порядке.

3. Сообщать непосредственному руководителю о выявленных недостатках в работе учреждения, предлагать меры по их устранению.

4. Направлять предложения, которые относятся к кадровой политике организации.

5. Самостоятельно принимать решения в рамках своей компетенции.

6. Производить коммуникацию с сотрудниками структурных подразделений организации по кадровым и смежным вопросам.

7. Не выполнять должностные обязанности при появлении опасности для жизни или здоровья.

Читайте также:  Организация прохождения медосмотров в аптечной организации

8. Получать сведения о решениях руководства организации в части деятельности отдела кадров и работы с кадрами.

9. Требовать от руководства формирования условий для сохранности документов, материальных ценностей, выполнения служебных обязанностей.

10. Направлять в адрес руководства предложения по совершенствованию своей деятельности и работы организации.

11. Получать необходимые сведения для выполнения своих функциональных обязанностей.

12. Предлагать к рассмотрению предложения о взыскании, поощрении работников после согласования с непосредственным начальником.

ІV. Ответственность

Специалист отдела кадров несет ответственность за:

1. Несанкционированное руководством представление интересов организации.

2. Нарушение требований руководящих документов учреждения.

3. Качество ведения кадрового делопроизводства организации.

4. Нарушение норм делового этикета, общения.

5. Неправомерное обращение с коммерческой тайной, личной информацией, разглашение конфиденциальных данных.

6. Ненадлежащее исполнение своих функциональных обязанностей.

7. Последствия своих действий, самостоятельных решений.

8. Нанесение ущерба организации, ее сотрудникам, государству, контрагентам.

9. Нарушение противопожарной защиты, положений правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, норм техники безопасности.

Чем занимается кадровое подразделение

Формирование отдела кадров на предприятии начинается с утверждения Положения о структурном подразделении, которое содержит описание кадровой службы:

  • как распределены должностные обязанности между работниками;
  • что входит в обязанности отдела кадров;
  • основные функции подразделения;
  • порядок взаимодействия с другими структурными подразделениями предприятия.

Этот документ носит необязательный характер. Однако именно он позволяет сформировать кадровую службу, отвечающую требованиям предприятия и имеющую высокий уровень должностной ответственности. За типовое положение об отделе кадров на предприятии можно взять образец, который есть в приложении № 1 к Приказу Росархива от 27.06.2018 № 71. Также можно воспользоваться нашим образцом.

Какие должностные обязанности у отдела кадров

В настоящее время утвержден и введен в действие профессиональный стандарт «Специалист по управлению персоналом», регистрационный номер 559 (Приказ от 06.10.2015 № 691н). Профессиональный стандарт содержит описание и характеристику функций, входящих в деятельность по управлению персоналом, на основе которых можно сформулировать должностные требования к конкретным специалистам.

Также действует Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (Постановление от 21.08.1998 № 37). В нем содержатся квалификационные характеристики, предназначенные для правильного подбора, расстановки и использования сотрудников, обеспечения единства при определении должностных функций кадровиков и предъявляемых к ним квалификационных требований.

Эти документы являются основой для определения функций и должностных обязанностей отдела кадров и для определения квалификационных требований, предъявляемых к сотрудникам службы.

В целом должностные обязанности можно разделить на отдельные функции:

  1. Ведение документации по учету и движению персонала:
    • оформление приема, переводов, увольнения, предоставления отпусков, направления в служебные командировки, привлечения к дисциплинарной ответственности;
    • формирование и ведение личных дел сотрудников;
    • ведение и хранение трудовых книжек;
    • ведение табеля учета рабочего времени;
    • учет предоставления отпусков персонала, контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков;
    • учет, проверка правильности оформления листков нетрудоспособности;
    • предоставление информации о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.
    • Деятельность по обеспечению персоналом:
      • сбор информации о потребностях предприятия в сотрудниках;
      • поиск, привлечение, подбор и отбор персонала.
      • Деятельность по оценке, аттестации и развитию сотрудников:
        • организация и проведение оценки, аттестации и обучения персонала;
        • организация и проведение мероприятий по развитию и построению профессиональной карьеры сотрудников.
        • Формирование и предоставление установленной отчетности в соответствующие органы.
        • Осуществление воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе.

        Что входит в обязанности кадрового работника

        Определение того, что делает кадровик, обязанности, поручаемые ему для исполнения, определяют требования, предъявляемые к соискателям. Для реализации профессиональной деятельности отдела кадров на предприятии возможно распределение должностных обязанностей между сотрудниками по функциональному принципу, то есть обязанности кадрового работника на предприятии соответствуют конкретной функции.

        Читайте также:  Быть на посылках что это значит

        Или за сотрудником закрепляется вся кадровая работа на определенном участке.

        Эффективная деятельность кадровой службы во многом зависит именно от правильного распределения работы между его специалистами, что входит в обязанности начальника отдела кадров.

        Требования к квалификации, что входит в обязанности кадровика организации, права и ответственность определяются в должностных инструкциях, разрабатываемых для каждого специалиста. При разработке должностных инструкций для каждого специалиста уточняется перечень работ и устанавливаются требования к необходимой специальной подготовке.

        Как определить численность отдела кадров

        То, чем занимаются в отделе кадров, обязанности которого могут быть различными, влияет на штат и структуру подразделения. Действующие современные нормативы не содержат указаний о расчете численности персонала отдела кадров на предприятии, но можно воспользоваться Постановлением Минтруда СССР от 14.11.1991 № 78 «Об утверждении межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по комплектованию и учету кадров». Работодатель вправе самостоятельно определять его численность, исходя из количества личного состава предприятия, а также объема функций, возлагаемых на отдел.

        Отдельно существуют нормы по работникам, которые осуществляют воинский учет в организациях (Постановление Правительства РФ от 27.11.2006 № 719):

        • 1 сотрудник по совместительству — на 500 единиц персонала;
        • 1 освобожденный работник — на количество сотрудников от 500 до 2000;
        • 2 работника при численности от 2000 до 4000 и далее — на каждые последующие 3000 плюс еще один работник на данное направление.

        Права и ответственность

        К числу основных прав кадрового работника относятся:

        • внесение на рассмотрение руководителя предложений по улучшению работы;
        • получение информации и документов, необходимых для выполнения должностных функций.

        Кадровик несет ответственность за причинение материального ущерба имуществу работодателя, за разглашение персональных данных работников, несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка, а также неисполнение или ненадлежащее исполнение тех действий, исполнение которых входит в функционал кадрового работника.

        Повседневные обязанности кадровика регламентированы Минтрудом РФ в постановлении от 21.08.1998 г. В нем детально указаны зоны ответственности специалиста, пределы субординации, рассмотрена нормативно-правовая база, необходимая сотруднику отдела кадров, порядок сдачи и ведения документации. Единый квалификационный справочник определяет 17 профессий, которые при исполнении служебных обязанностей ориентируются на должностную инструкцию кадрового работника. Структура отдела, регулирующего деятельность сотрудников, отражена в соответствующем Положении « Об отделе кадров».

        Специалист отдела кадров – должностные обязанности

        Должностной инструкцией специалиста отдела кадров установлен порядок трудовых взаимоотношений, диапазон ответственности, возложенные на работника функции, предъявляемые к нему требования, необходимый уровень образования и подчиненность. К специалистам причисляется лицо с достаточной профессиональной подготовкой, образованием и опытом не менее 12 месяцев.

        За разработку и содержание инструкции отвечает начальник кадровой службы, а утверждается она руководителем компании. В ней отражаются все должностные обязанности специалиста отдела кадров. Их состав, правила исполнения, полномочия детализированы распорядительными актами предприятия, правилами внутреннего распорядка, федеральными и региональными нормативами. Они заключаются в выполнении следующих задач:

        • документальное оформление приема и увольнения сотрудников, перевода персонала на другие штатные единицы согласно нормам ТК РФ и распоряжениям руководства;
        • учет деятельности и изменения личных данных работников всех уровней – от директора до сторожа – в соответствии со стандартами учетных документов с внесением изменений в информационные базы;
        • сбор данных для аттестации и повышения квалификации;
        • разработка механизма поощрения и взыскания;
        • составление и ведение личных дел, сбор и обработка персональных данных;
        • оформление трудовых книжек – внесение записей, регистрация, учет и хранение;
        • формирование трудового стажа;
        • мониторинг отпусков и контроль за исполнением графика;
        • своевременный отбор документации для архива и его оформление;
        Читайте также:  Выкуп земельного участка под зданием в собственность

        Деятельность кадрового специалиста предусматривает доступ к конфиденциальным данным – личным делам, коммерческой тайне. Если действия сотрудника нанесли имущественный или финансовый ущерб организации, он будет привлечен к ответственности по законодательным нормам.

        Специалист по кадрам может исполнять свои должностные обязанности сверхурочно. Согласно ст. 152 ТК РФ сверхурочная ставка устанавливается предприятием.

        Инспектор по кадрам – должностные обязанности

        Как значится в Едином квалификационном справочнике, на должность инспектора по кадрам рассматриваются соискатели со средним образованием, наличие профессионального стажа не имеет значения. Весь объем должностных обязанностей инспектора по кадрам определен во внутренней инструкции. В него входит выполнение делопроизводственных задач:

        • документальное фиксирование кадровых операций, отражающих статус сотрудника: принят, уволен, переведен;
        • создание и обновление личных дел персонала, внесение в них дополнительных сведений;
        • заполнение, контроль и хранение трудовых книжек;
        • обработка и расчет больничных листов;
        • отслеживание отпусков и выплаты отпускных пособий;
        • обработка документов по назначению пенсии, компенсаций, субсидий;
        • внесение информации об изменениях в качественном и количественном составе коллектива в базу данных компании;
        • выявление причин «текучести» кадров;
        • архивирование документов и их передача на хранение;

        Помимо делопроизводства обязанности инспектора по кадрам предусматривают и подбор сотрудников на вакансии в соответствии с профессиональными требованиями и уровнем коммуникабельности. Кадровик размещает объявления в прессе, интернет-порталах, передает заявку в центр занятости, проводит собеседование. В его задачу входит не просто подобрать профессионала, а найти человека, который легко войдет в коллектив и не станет источником конфликтов. Руководством может быть предусмотрена обязанность инспектора по проведению конкурса среди претендентов. Отборочные мероприятия и контроль прохождения находятся в компетенции кадровика.

        Должностные обязанности начальника отдела кадров

        Руководить кадровиками может только сотрудник с дипломом о высшем образовании, отработавший в аналогичной должности не меньше 3-х лет. Его кандидатура определяется только руководителем компании. Руководящая деятельность осуществляется на основе внутреннего устава компании, строго в рамках российского трудового и гражданского права и в соответствии с должностной инструкцией кадрового работника. Подотчетен руководитель ОК только высшему руководству компании.

        В должностные обязанности начальника отдела кадров вменяется следующее:

        • разработка положения о кадровой политике;
        • оценка потребности организации в обновлении персонала;
        • управление штатом согласно полномочий и компетенции;
        • методико-информационное обеспечение аттестации, организация и анализ ее итогов;
        • отладка процессов перевода, увольнения или приема персонала;
        • коррекционная деятельность;
        • регулярный мониторинг выполнения специалистами отдела кадров должностных обязанностей;
        • контроль исполнения приказов о награждении и поощрении.

        В должностные обязанности кадровика-начальника входит реализация мер по установлению рабочей дисциплины, повышению мотивации коллектива. Руководитель занимается подготовкой, утверждением служебной информации, предназначенной директору. В компетенции начальства – консультации персонала по текущим кадровым вопросам.

        О профессиональном уровне руководителя ОК свидетельствует знание трудового и гражданского законодательства РФ, методик оценки работников, структуры предприятия, требований к оформлению документов, нормативов пожарной безопасности и охраны труда.

        Инструкция с обязанностями кадровика – начальника, инспектора или специалиста — подписывается соискателем при приеме на работу. Документ составляется для каждой категории работников по стандартному образцу.

        Ссылка на основную публикацию
        Сопроводительное письмо в государственную инспекцию труда образец
        Уважаемые Руководители организаций, в которых проведена специальная оценка условий труда. В соответствии с требованиями ст. 11 Федерального закона от 28.12.2013...
        Сколько получают за орден мужества
        Дополнительные выплаты за государственные награды военнослужащим: единовременное денежное поощрение Выплаты и льготы за медаль «Суворова» действующим военнослужащим присваиваются тем, кто...
        Сколько получают доноры семенной жидкости
        Сперма считается очень ценным генетическим материалом, без которого просто не может произойти оплодотворение яйцеклетки и наступление беременности. В процессе лечения...
        Сопровождение грузов в финляндию отзывы
        Прямой работодатель OOO Revers Занятость Полная График Сменный Образование 0 Опыт работы любой Возраст кандидата 19 — 60 лет Знания...
        Adblock detector