Составление номенклатуры дел пошаговая инструкция

Составление номенклатуры дел пошаговая инструкция

Каждая организация в процессе своей работы накапливает огромное количество разнообразных документов. Для того, чтобы их систематизировать, «разложить по полочкам» существует специальный документ под названием «Номенклатура дел».

На сегодняшний день его ведение не является строго обязательным, тем не менее, он имеет определенное распространение. Обычно номенклатура дел используется на крупных предприятиях, имеющих разветвленную структуру, множество подразделений и, как следствие, большой документооборот, небольшие фирмы использует её в зависимости от потребности.

Роль документа

Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.

Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:

  • он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
  • группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
  • обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
  • определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.

Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.

Какие дела включать в номенклатуру

В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.

Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п. Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.

Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.

Когда формируется документ

Документ является периодическим, и составляется один раз в год в конце отчетного периода (декабрь). Это позволяет точно подсчитать количество документов, с которыми компания входит в новый год.

Кто ведет номенклатуру дел

Ведение документа может находиться в компетенции делопроизводителя, секретаря, сотрудника/руководителя отдела канцелярии или архива, кадровика – все зависит от распределения должностных обязанностей в организации. Но в любом случае, после составления номенклатура передается на подпись руководителю компании.

Правила составления

Несмотря на несколько «громоздкое» название, данный документ имеет довольно простую и понятную структуру. На сегодняшний день нет его унифицированного образца, поэтому предприятия могут писать его в произвольной форме, добавляя необходимые разделы и пункты. При этом существуют некоторые сведения, которые должны быть в нем обязательно:

  • наименование организации,
  • номер и дата составления,
  • перечень документов,
  • подписи ответственных лиц.

В документе также следует отметить количество томов, которое имеет то или иное дело, а также в электронном или бумажном виде оно ведется. Если дело ведется в электронном виде, нумерацию страниц нужно вести по файлам и это же значение отмечать в номенклатуре.

Надо отметить, что некоторые организации те дела, которые ведутся в электронном виде, заносят в отдельный раздел документа или же формируют под них отдельную номенклатуру.

Правила оформления

Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде. Второй вариант более удобный, поскольку документ зачастую имеет довольно внушительный объем, да и составлять его и вносить правки так гораздо удобнее. Документ можно оформлять на стандартных чистых листах формата А4 или на фирменном бланке организации.

Если бланк содержит несколько листов, их следует скрепить между собой, пронумеровать и надлежащим образом проштамповать в конце, проставив дату составления, отметив количество страниц и заверив все подписью ответственного лица.

Документ составляется в единственном экземпляре, который после утраты актуальности передается на хранение в архив предприятия.

Образец составления номенклатуры дел

  1. Вначале вносится стандартная информация:
    • полное наименование компании,
    • дата составления документа,
    • предстоящий год, на который он пишется,
    • населенный пункт, в котором зарегистрирована организация.

    Тут же отводится несколько строк под утверждение руководителем (сюда вписывается его должность, фамилия-имя-отчество, дата подписи).

  2. Далее идет основная часть, оформленная в виде таблицы. В неё заносятся данные:
    • индекс или номер дела,
    • заголовок или название,
    • количество содержащихся в нем частей или томов,
    • срок хранения дела (который может соответствовать требованиям закона или внутренним правилам организации),
    • отдельные примечания (например о том, в какой форме дело ведется, где хранятся его оригиналы или заверенные копии и т.п. информация).
    • В завершение напротив указанной должности, бланк подписывает сотрудник, составивший документ и только после этого он передается на заверение руководителю фирмы.
    • Номенклатура дел, предоставляющая возможность упорядочить документы и используемая в процессе работы, крайне важна не только для компаний, в чьи обязанности входит сдача документации в государственный архив, но и для иных предприятий и фирм.

      Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

      +7 (812) 317-60-09 (Санкт-Петербург)

      ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

      Это быстро и БЕСПЛАТНО!

      По этой причине целесообразно рассмотреть подробней порядок ее применения и формирования.

      Что это такое?

      Номенклатура дел организации — сформированный по утвержденной форме перечень статей хранения документов, которые заводятся компанией либо иным учреждением в период своей занятости с отображением конкретных сроков хранения.

      Все без исключения документы, которые напрямую связаны с конкретным вопросом либо участком работы компании, по завершению должны быть сгруппированы в дело.

      Зачем нужна?

      Номенклатура обладает несколькими основными функциями своего использования:

      Систематизация документации. Является планом распределения бумаг после их исполнения в дела, что дает возможность установить систему их хранения в компании.
      Включает сведения о периодах хранения. Любое дело, которое включено в номенклатуру, обладает персональным сроком хранения. Благодаря этому осуществляется этап экспертизы ценности документации.
      Фиксация индексации дел, благодаря чему номенклатура применяется во время регистрации документов.
      Наличие справочных показателей во время изучения структуры компании.
      Может послужить учетом дел временного хранения.

      Указанный перечень не является исчерпывающим.

      Нормативное регулирование

      Итак, чем руководствуются при формировании и использовании номенклатуры дел?

      К основной нормативно-методической документации, к которой следует ссылаться, принято относить:

      • основные правила работы архивов компании, который был одобрен коллегией Росархива в феврале 2002 года (обновленный вариант находится на стадии разработки);
      • Приказ Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182;
      • Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558.

      Указанный перечень не является исчерпывающим, но при этом включает в себя все необходимые сведения.

      Номенклатура дел в 2019 году

      Номенклатура дел включает в себя немалое число особенностей, о которых крайне важно знать для исключения вероятность допущения ошибок.

      По этой причине рассмотрим их подробней.

      На сегодняшний день номенклатура может быть:

      Рассмотрим, что представляет собой каждый из подвидов по отдельности.

      Типовая

      Типовая разновидность определяет перечень дел, которые были заведены в делопроизводстве однотипных предприятий.
      Типовая номенклатура относится к числу нормативных документов.

      Примерная

      Примерная форма предоставляет возможность определить приблизительный перечень дел, которые заводятся в делопроизводстве компании, причем на которые они распространяются с отображением индексов и несут за собой рекомендательный характер.

      Нередко типовая и примерная форма формируется вышестоящими учреждениями и компаниями для структурных подразделений.

      Индивидуальная

      Примерная и типовая разновидность номенклатуры может использоваться с целью разработки индивидуального подвида.

      В индивидуальную номенклатуру дел:

      • подлежат переносу без поправок сроки хранения дел, предусмотренные рассмотренными выше видами;
      • подлежат переносу предусмотренные иными видами номенклатуры заголовки, которые предполагалось завести в делопроизводстве конкретной компании, причем конкретизированные, беря во внимание специфику.

      Обращая внимание на указанные особенности можно исключить вероятность допущения неточностей.

      Сводная

      Под сводной разновидностью подразумеваются дела компании в целом.

      Из этого следует, если предприятие разделить на отделы, то каждому из них нужно присвоить персональный номер.

      Пример: канцелярия (секретариат) — 1, отдел кадров — 2 и так далее.

      Пошаговая инструкция составления

      Методика составления и работы с номенклатурой не влечет за собой каких-либо сложностей и заключается в следующем:

      • Сбор сведений обо всех делах, которые поступают в компанию либо формируются по результатам деятельности.
      • Индексация подразделений.
      • Процесс систематизации подразделов номенклатуры и заголовков в частности.
      • Определение периода хранения.
      • Согласование разработанного проекта номенклатуры с квалифицированной экспертной комиссией.
      • Утверждение номенклатуры руководством компании.
      • Передача структурным подразделениям — при их наличии.
      • Формируется итоговая запись по окончанию календарного года.
      Читайте также:  Где находится московский областной суд

      Соблюдая пошаговое руководство можно существенно снизить вероятность допущения ошибок.

      Правила работы с документом

      Форма номенклатуры рассматривается:

      • в приложении 7 Основных правил работы — для архива компании;
      • в 8 приложении — для структурных подразделений.

      Документ подлежит оформлению на бланке компании.

      Работа с делами заключается:

      • в формировании по ним папок;
      • в пополнении папок документацией в определенном порядке — он может быть хронологическим, алфавитным либо нумерационным;
      • в формировании описи по попкам документации постоянного либо продолжительно хранения.

      Перед началом работы с номенклатурой дел следует установить, где именно будут расположены дела, включающие подлинники документации.

      Это может быть:

      • одно из структурных подразделений — в небольших компаниях;
      • каждое отдельно обособленное подразделение компании по отношению к комплекту дел.

      Во время выдачи из формируемой папки подлинной документации, необходимой для эффективной работы, на его место ответственным лицом должно быть вложено так называемый лист-заменитель, в котором указано:

      • данные о выданном ранее документе;
      • дата выдачи;
      • инициалы получателя.

      В обязательном порядке заменитель должен включать в себя персональную подпись выдавшего лица и получателя.

      Методы ЛИФО и ФИФО — какой отменили? Узнайте тут.

      Содержание и структура

      Номенклатура дел представляет собой таблицу, форма которой утверждена приложением 7 и 8.

      Разница между ними заключается только:

      Основная (табличная) часть включает в себя 5 граф:

      • индекс дела — присвоенный номер;
      • заголовок дела — полное название;
      • число единиц хранения — количество папок в одном названии;
      • период хранения и номер статей по списку;
      • примечание — в нем могут быть указаны различные сведения: о хранении, возможных переходящих делах, уничтожении, передачи в иную компанию.

      Важно: разбивка номенклатуры по разделам в большинстве случаев соответствует перечню структурных подразделений (штатному расписанию), расположенному в таблице в порядке убывания значимости.

      Небольшие компании оставляют за собой право формировать как единый перечень, так группировать по обобщенным названиям компании.

      Расшифровка сокращений

      В номенклатуре дел встречается много сокращений.

      В их расшифровке нет ничего сложного:

      • ДМН – до минования надобности.
      • ЭПК – экспертно-проверочная комиссия.
      • ДЗН – до замены новыми.

      Среди иных выделяют:

      • Пост. – постоянно;
      • ПДСП — «Перечень документов со сроками хранения Министерства просвещения СССР, органов, учреждений, организаций и предприятий системы просвещения»;
      • ПНД – «Примерная номенклатура дел высшего учебного заведения»;
      • ПМФ — «Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства финансов Российской Федерации, организаций, находящихся в его ведении, а также финансовых органов субъектов Российской Федерации, с указанием сроков хранения».

      Зная расшифровку, можно исключить вероятность недопонимания.

      Сбор информации

      В случае формирования номенклатуры впервые оптимальным решением станет доверить процедуры секретарю либо уполномоченному сотруднику делопроизводства.

      Не беря во внимание тот факт, что по методическим рекомендациям это положено делать структурным подразделениям, в большинстве случаев такое задание получает секретарь.

      На данном этапе основная задача заключается в том, чтобы собрать необходимые сведения о делах и документации, которая формируется по результатам работы каждого структурного подразделения.

      Оптимальным вариантом станет отправка по имеющимся отделам опросных листов.

      Минимальные сведения, которые нужно иметь в наличии:

      • заголовок дела;
      • разновидность носителя дела — бумажная либо электронная форма;
      • период хранения.

      Вполне очевидно, что секретарь либо делопроизводитель не обладает достаточными сведениями. Особенно, когда речь идет о сроке хранения, отображающейся в узкоспециализированной нормативной документации.

      Дополнительно рекомендуется узнать о наличии копий документации, и с какой периодичностью обращаются сотрудники за подлинниками.

      Это необходимо для возможности понимания продолжительности пребывания документа в отделе по завершению делопроизводства.

      Заполнение граф

      В рассматриваемой номенклатуре предусматриваются заголовки дел с целью группирования документации, отображающие все документируемые участки и вопросы по работе компании.

      В документ компании входят дела временно действующих органов, бумаги которых являются основанием с целью подтверждения полномочий предприятия либо прекращения деятельности вовсе.

      Номенклатура формируется по такой унифицированной форме:

      Индекс дела Заголовок дела Число единиц хранения Период хранения по списку Примечание
      1 2 3 4 5
      Наименование раздела

      Базой для определения структуры принято считать штатное расписание.

      Графы документа подлежат заполнению таким образом:

      Графа 1 “Индекс дела” Следует указать индекс каждого отдельно взятого дела. Он обозначает арабскими цифрами.

      К примеру, 02-03, в котором:

      • 02 — отображает индекс структурного подразделения;
      • 03 — порядковая нумерация дела непосредственно по номенклатуре.

      Аналогичным образом указываются сведения по всем делам.

      Графа 2 “Заголовок дела” Порядок расположения устанавливается в приоритетном направлении, а также взаимосвязь. Графа 3 “Количество единиц хранения” Следует указывать суммарное число имеющихся дел. Подлежит формированию по итогам календарного года. Графа 4 “Период хранения по перечню” Нужно указывать период хранения дела, а также номера статьи по списку. Графа 5 “Примечание” В данном разделе в течении все периода действия документа могут быть проставлены отметки относительно формирования нового дела, переходящего либо подлежащего уничтожению и так далее.

      По окончанию года в конце документа должна быть указана итоговая запись относительно числа заведенных дел, а также отдельно постоянного либо временного хранения.

      Подобная информация должна быть передана в архив, о чем свидетельствует соответствующая отметка в Приложении.

      Что не включается?

      Основные требования, которые выдвигаются к номенклатуре — охват всей без исключения документации, которая формируется по результатам деятельности.

      Номенклатура дел для организации не включает в себя печатные издания — разные сборники, справочники и так далее.

      Присвоение индексов и нумерация

      Индекс дела в большинстве случаев включает в себя несколько частей:

      • первая из них — отображает подразделение;
      • вторая — порядковую нумерацию дела внутри документа.

      При ранее проведенном индексировании следует определить, продолжать использовать присвоенными значениями либо внести новые.

      Во многом это зависит от того, какие именно подразделения используют их и являются ли они актуальными.

      Как заполнить авансовый отчет по командировке? Образец вы найдете здесь.

      Какие документы относят к регистрам бухгалтерского учета? Узнайте тут.

      Установление сроков хранения дел

      Период хранения — ключевой параметр с целью разделения документов по имеющимся делам.

      Благодаря этому можно сортировать в период составления дел документы по:

      • временному;
      • временному продолжительному;
      • или продолжительному хранению.

      При попадании в 1 дело документа с разными периодами хранения срок нужно установить по наибольшему значению. С целью определения срока используется утвержденный перечень.

      При передаче в госархив, срок хранения устанавливается по типовому списку, который разрабатывается архивным учреждением.

      Иные предприятия могут использовать такие типовые списки, как:

      • управленческой архивной документации, формируемой в работе государственных органов, местной исполнительной власти;
      • архивной документации, формируемой в научно-технической и производственной деятельности предприятия.
      • документации, формируемой в работе государственных комитетов, министерств и иных ведомств.

      Важно: первый по перечню считается основным и подходит также для коммерческих компаний.

      В скольких экземплярах составляется?

      НД формируется в 4 экземплярах:

      • один из них находится на хранении в службе делопроизводства;
      • второй применяется в рабочих целях;
      • третий передается на хранение в ведомственный архив.

      Четвертый экземпляр сдается в государственный архив.

      Порядок оформления

      Разработка номенклатуры не влечет за собой сложностей, но при этом есть некоторые немаловажные особенности, которые требуют к себе внимания.

      Согласование

      НД в обязательном порядке согласовывается с архивным ведомством с периодичностью раз в 5 лет.

      При наличии существенных изменений функций и структуры компании номенклатура должна быть разработана по-новому.

      Утверждение

      Номенклатура в обязательном порядке утверждается руководством компании.

      Однако это возможно только после сбора всех необходимых подписей и визы согласования.

      На какой срок?

      Составленная номенклатура дел утверждает на срок в 5 лет. По истечению указанного времени документ подлежит пересмотру и при необходимости разрабатывается новый проект.

      Приказ (образец)

      Не имеет значения, кто именно занимался вопросом формирования Приказа, он в обязательном порядке визируется директором компании.

      Для исключения вероятности допущения неточностей образец Приказа можно скачать здесь.

      Передача структурным подразделениям

      После утверждения НД руководством составитель должен будет не только подготовить, но и передать в структурные подразделения соответствующие выписки.

      Каждое отделение в уходящем году обязано получить персональный экземпляр номенклатуры и приступить к работе в четком соответствии с ней, начиная с первого трудового дня нового года.

      Закрытие

      По итогам календарного года сформированные дела должны быть проверены на предмет достоверности вложенных в них документов по периоду хранения и значимости в целом.

      После этого в НД структурных подразделений и их сведениям в обобщенной номенклатуре указывается итоговая запись по форме, которая указана в 7 приложении Основных правил работы с архивом.

      Итог подлежит разделнию на несколько групп в четком соответствии с периодами хранения.

      По каждой из них отображаются такие данные:

      • суммарный объем дел;
      • число дел, которые относятся к «переходящим»;
      • число дел с проставленной отметкой «ЭПК».

      Дела, которые несут под собой временный характер, не подлежат обязательной сдаче в архив компании и до момента уничтожения находятся непосредственно в структурном подразделении.

      Дела с временным продолжительным и длительным хранением должны находиться на сохранности в срок до 3-х лет, после чего передаются в архив.

      Читайте также:  Оквэд средней общеобразовательной школы

      Нюансы

      В период формирования и использования номенклатуры могут возникать различные нюансы и вопросы.

      Кто ведет?

      Разработка и формирование НД нередко возлагается на службу делопрооизводства.

      В зависимости от компании, данная служба может выступать в качестве:

      • секретариата;
      • канцелярии;
      • обобщенного отдела.

      При отсутствии отдела разработкой и составлением занимается делопроизводитель либо секретарь.

      Что такое переходящие дела и как их отразить?

      Под переходящими делами подразумевается особая разновидность пакета документации, по отношению к которой используются специально разработанные правила.

      Алгоритм действий имеет вид:

      • Нужно провести анализ и узнать, какие именно дела в НД уходящего отчетного года относятся к категории переходящих, а также выяснить суммарное число.
      • После этого следует поставить соответствующую отметку в поле с примечаниями «Переходящее дело».
      • Обязательно сохранить нумерацию и индекс дела, присвоенные при первичной регистрации документов.

      В завершении заносится соответствующая итоговая запись.

      Как можно проверить больничный лист на подлинность? Узнайте тут.

      Есть ли срок хранения документа?

      Срок хранения может составлять:

      • до 10 лет;
      • либо быть бессрочным.

      Конкретный срок хранения устанавливается по типовым перечням.

      Как осуществить внесение изменений?

      Процедура внесения поправок напрямую зависит от метода утверждения НД.

      Если же достаточно только подписи руководства компании, то для внесения изменений может быть оставлено несколько свободных строчек.

      В случае утверждения документа Приказом внесение поправок осуществляется исключительно соответствующим Приказом (аналогичным образом).

      Важно: заполнение графы “Количество дел” по итогам отчетного года не может считаться внесением изменений.

      Образцы и примеры

      Для исключения вероятности допущения многочисленных ошибок и возникновения недопонимания целесообразно рассмотреть образцы номенклатуры для каждой ситуации по отдельности.

      Благодаря этому можно снизить риски ошибок и опечаток.

      Вне зависимости от того, кому именно нужно составить номенклатуру, крайне важно исключать в ней какие-либо ошибки и опечатки.

      • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
      • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

      Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

      1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
      2. Позвоните на горячую линию:
        • Москва и Область — +7 (499) 110-43-85
        • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 317-60-09
        • Регионы — 8 (800) 222-69-48

        ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

        • Доронина Л.А. | к.э.н., доцент кафедры документоведения и документационного обеспечения управления Государственного университета управления

        Номенклатура дел это систематизированный перечень дел, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения, и оформленный в установленном порядке.

        Вся входящая, исходящая и внутренняя документация организации для обеспечения сохранности, учета и облегчения поиска документов должна быть сгруппирована в дела в соответствии с номенклатурой дел. Ответственность за разработку номенклатуры дел в учреждениях с большим объемом документооборота возлагается на канцелярию, в организациях с небольшим документооборотом – на секретаря 1 .

        Разновидности номенклатуры дел

        Номенклатура дел бывает трех видов:

        Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер, например: «Примерная номенклатура дел высших учебных заведений».

        Номенклатура дел организации делится на:

        Номенклатура дел структурного подразделения отличается от сводной номенклатуры дел организации только оформлением, порядок составления этих номенклатур одинаков.

        Требования к оформлению номенклатуры дел организации

        Порядок оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел, а также принципы формирования заголовков дел представлены в «Основных правилах работы архивов организаций» (М., Росархив, ВНИИДАД, 2003). Формуляр номенклатуры дел имеет унифицированную форму и должен соблюдаться в любой организации, независимо ­от ведомственной принадлежности и формы собственности.

        Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации. Вид документа – НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ – пишут прописными (заглавными) буквами. Дата номенклатуры дел – дата ее подписания, но она не может быть позднее 1 января года, на который она распространяется. Индекс (№) номенклатуры дел – это ее регистрационный номер. Место составления – местоположение организации (Москва, г. Орел или др.). В заголовке к тексту (на ______ год) указывается год, на который распространяется данная номенклатура дел ­(сейчас на предприятиях составляют ­номенклатуры дел на следующий, 2008 год).

        Образец оформления сводной номенклатуры дел организации представлен в Примере 1, а номенклатуры дел структурного подразделения – в Примере 2.

        Как мы видим, номенклатура дел организации:

        Номенклатура дел структурного подразделения является частью сводной номенклатуры дел, поэтому не утверждается руководителем организации. Номенклатура дел структурного подразделения визируется руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив), согласовывается с экспертной комиссией структурного подразделения (если такая есть), подписывается начальником структурного подразделения.

        Если в организации нет структурного деления и вся документация формируется у секретаря, то такая номенклатура дел должна быть подписана составителем и утверждена руководителем организации.

        Утвержденная номенклатура дел действует в течение 5 лет и подлежит пересоставлению и переутверждению в случае изменения структуры или функций учреждения. Если таких изменений не произошло, то в конце каждого года она перепечатывается, уточняется и автоматически вводится в действие с 1 января следующего года.

        По общей практике основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

        Текст номенклатуры дел составляется в табличной форме и состоит из двух частей:

        Совокупность граф таблицы, отражающих сведения об одном деле , составляет статью номенклатуры дел. Статьи номенклатуры дел составляют пять граф (см. Примеры 1 и 2). В первой графе таблицы проставляется индекс дела; во вторую графу записывается заголовок дела; третья графа заполняется в конце календарного года, когда становится известным количество томов или частей каждого дела; пятая графа, заполняется на основании «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., Росархив, 2002); в графе «Примечания» проставляются отметки о передаче дел в архив, об уничтожении дел с истекшими сроками хранения, о переходящих делах, о лицах, ответственных за формирование дел и т.п.

        Наименования граф таблицы основной части номенклатуры дел, представленной в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М., 2006), отличаются от наименований граф таблицы , представленной в Основных правилах работы архивов организаций (М., Росархив, ВНИИДАД, 2003). Обратите внимание на наименования третьей графы этих двух таблиц. Как видите, данные несовпадения носят скорее редакционный характер, чем смысловой. Но ведь организация обязана соблюдать предписанную форму номенклатуры дел. Так какую же выбрать? В этой ситуации мы можем порекомендовать федеральным органам исполнительной власти использовать наименование третьей графы, предписанное им их Типовой инструкцией, а остальным организациям – применять наименование этой графы, которое фигурирует в другом нормативном документе – в Основных правилах работы архивов организаций.

        Наименования граф номенклатуры дел в «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (М., 2006):

        Заголовок дела
        (тома, части)

        Кол-во дел
        (томов, частей)

        Срок хранения и № статей
        по перечню

        Наименования граф номенклатуры дел в «Основных правилах работы архивов организаций» (М., Росархив, ВНИИДАД, 2003):

        Заголовок дела
        (тома, части)

        Срок хранения и № статей
        по перечню

        Заполнение граф статьи номенклатуры дел

        Наименование раздела

        Номенклатура дел может быть построена по:

        В номенклатуре дел, построенной по структурной схеме, наименования разделов и подразделов, как правило, соответствуют утвержденной структуре организации, т.е. индексы структурных подразделений будут совпадать с разделами (подразделами) номенклатуры дел. Если в организации нет структурного деления, то номенклатура дел строится по производственно-отраслевой или функциональной схеме. В ней наименования разделов (подразделов) номенклатуры дел будут совпадать с условными обозначениями управленческих функций.

        Индекс структурного подразделения может состоять из нескольких цифр, разделенных знаком «/», в случае если в одно структурное подразделение входит несколько других структурных подразделений. Например, 02 – индекс Управления по персоналу, в структуру которого входят два отдела: отдел кадров и отдел труда и заработной платы, тогда индексы данных отделов будут 02/1 и 02/2 соответственно. Аналогично может производиться и индексация управленческих функций или производственно-отраслевой деятельности.

        Графа 1. Индекс дела

        Индексы присваиваются делам в порядке расположения заголовков в номенклатуре.

        Индекс дела включает условное обозначение раздела / подраздела (индекс структурного подразделения или функции управления) и порядковый номер самого дела. Например, 03-01 может означать, что 03 – финансовый отдел, 01 – порядковый номер дела в номенклатуре данного структурного подразделения за этот год.

        В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности). Если следовать этому правилу удастся, то получится, например, что приказы директора по административно-хозяйственным вопросам деятельности в разных подразделениях будут идти по сходным индексам: 02-04, 03-04, 04-04 и т.д.

        Если в течение года в организации возникают новые документируемые участки работы, то они дополнительно вносятся в номенклатуру. С этой целью в каждом разделе нужно предусмотреть резервные индексы дел.

        Графа 2. Заголовок дела

        Каждому делу должен быть присвоен заголовок.

        Заголовки дел располагаются в номенклатуре в определенной последовательности. Рекомендуется первым ставить заголовок дела с самой номенклатурой, что обеспечивает оперативность ее нахождения. Затем идут заголовки дел, включающих документы вышестоящих органов. Далее – заголовки дел организационной документации. После них – заголовки дел распорядительной документации. Следующая группа – заголовки дел плановой документации (сначала годовые, потом квартальные и месячные планы). Затем – переписка (сначала с вышестоящими органами, затем со сторонними и подведомственными учреждениями). В конце помещают названия справочных картотек и регистрационных журналов, а на сами картотечные ящики и журналы наносят их номера по номенклатуре.

        При составлении заголовков дел используют признаки документов, ­помещаемых в дело.

        Номинальный признак – указание в заголовке названия вида документов, помещенных в данное дело, например, « Приказы по личному составу», « Докладные и служебные записки по основной деятельности».

        Предметно-вопросный признак – указание, по какому вопросу (содержание текста) созданы документы, помещенные в данное дело, например, ­«Переписка с подведомственными организациями по финансовым вопросам ».

        Корреспондентский признак – указание в заголовке дел по переписке корреспондента, например, «Переписка с банками Москвы по вопросам выдачи кредитов».

        Авторский признак – указание автора документов, помещенных в дело, например, «Приказы по финансовым вопросам коммерческого директора ».

        Хронологический признак – указание (для переходящих дел), за какой период времени сгруппированы документы, например, «Годовой отчет ОАО «Корсак» за 2007 г .».

        Географический признак – используется для указания группы авторов или корреспондентов, объединенных местонахождением, например, «Переписка с директорами заводов Московской области по основным вопросам деятельности».

        Заголовок должен быть сформулирован предельно кратко, но так, чтобы в нем было упомянуто как можно больше признаков, например, «Переписка с директорами школ Московской области по вопросу распределения молодых специалистов». В данном заголовке использовались предметно-вопросный, географический и корреспондентский признаки.

        В некоторых заголовках необходимо указать род заводимого дела (дело, переписка).

        Термин «дело» употребляется при заведении личных и судебных дел или при объединении различных документов, связанных между собой последовательностью разрешения одного вопроса, например, «Дело о присвоении ученого звания доцента. Рябов Алексей Федорович».

        Термин «переписка» применяется при группировке документов, представляющих собой корреспонденцию двух или более организаций, например, «Переписка с федеральными агентствами по вопросам распределения молодых специалистов».

        В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле, например, «Документы о проведении конференций (планы, списки, доклады)». Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы – приложения к какому-либо документу: «Документы ­к протоколам заседаний Совета директоров».

        Не допускается употребление в заголовке дела некорректных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

        Если в деле хранятся копии, то следует сделать об этом отметку, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Ссылку на подлинность документов, хранящихся в деле, не делают. Ведь в противном случае слово «подлинник» пришлось бы включать в подавляющее число заголовков дел.

        Некоторые заголовки дел с небольшими изменениями можно взять из существующих Перечней документов со сроками хранения. Это, во-первых, даст вам готовые корректные заголовки, а во-вторых, облегчит поиск статьи и срока хранения дела по данному Перечню.

        При составлении заголовков дел необходимо учитывать, что внутри дел документы располагаются в определенной последовательности. Используют следующие принципы их систематизации:

        При систематизации каждой группы документов используют свой принцип:

        Графа 3. Количество единиц хранения / дел (томов, частей)

        Дело – это основная учетная единица, используемая в делопроизводстве. В конце года необходимо в графу № 3 номенклатуры дел занести количество образованных дел (или других единиц хранения). Одно дело может содержать не более 250 листов, что соответствует толщине в 3–4 см. При большом объеме документов, относящихся к одному делу, проводят его деление на самостоятельные дела (тома). Запись проставляется следующим образом: 1 или 1, 2 (если дело состоит из нескольких томов).

        Графа 4. Срок хранения дела и номера статей по перечню

        Данная графа является одной из наиболее важных, так как на основании этих данных в дальнейшем будет производиться отбор документов для последующего хранения и уничтожения.

        Документы в соответствии с их исторической, экономической, ­культурной и иной ценностью бывают следующих сроков хранения:

        Сроки хранения документов на нетрадиционных носителях соответст­вуют срокам хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

        Четвертая графа номенклатуры дел содержит сведения о сроках хранения документов и заполняется на основании Перечней документов со сроками хранения. В настоящее время для определения сроков хранения документов используют 3 :

        Для определения сроков хранения документов необходимо:

        Образец заполнения четвертой графы номенклатуры дел вы можете увидеть в Примерах 1 и 2.

        Сроки хранения документов, данные в «Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения» 4 , распространяются на все организации , независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, ­муниципальные архивы или же не поступают.

        Но для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, данный Перечень предусматривает ­послабления. Из пунктов 2.4 и 2.4.2 Указаний по его применению следует, что:

        Перечень оперирует не только конкретными сроками хранения документов (1 год, 5 лет, 75 лет и др.) либо формулировкой «постоянно», ­но и понятиями «до минования надобности», а также пометкой «ЭПК».

        Отметка «до минования надобности» в Перечне означает, что документация имеет практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее 1 года.

        Отметка «ЭПК», поставленная в Перечне к конкретным видам документов, означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. Снятие стоящей при сроках хранения отметки «ЭПК» разрешается только при условии конкретизации видов документов и сроков их хранения.

        Уменьшение организацией сроков хранения, предписанных Перечнем, запрещается, а вот их увеличение считается возможным.

        Графа 5. Примечания

        В графе «Примечания» проставляют отметки в течение всего срока действия номенклатуры:

        Так, если в процессе деятельности фирмы возникают дела, формирование которых продлевается на следующий год, то в графе «Примечание» пишут «переходящее». При формировании дел на следующий год данное дело переходит в номенклатуру дел под тем же порядковым номером.

        При наличии в Перечне, по которому определялся срок хранения дела, в графе «Примечания», комментариев (например, «на государственное и муниципальное хранение не передаются» или «при условии завершения проверки, (ревизии)», «после замены новыми» и др.), данные комментарии переносятся в графу № 5 номенклатуры дел организации без изменений.

        Итоговая запись к номенклатуре дел

        По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (единиц хранения) отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению (если документы сдаются в ведомственный или государственный архив) или в собственный архив организации (если документы не сдаются на государственное или ведомст­венное хранение). О том, что сведения переданы архиву, в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности и подписью сотрудника архива.

        Итоговая запись составляется и к номенклатуре дел организации, и к номенклатуре дел структурного подразделения (форма одинаковая). Образец ее оформления приведен в Примере 3.

        Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 2008 году в организации 5

        1 Основные принципы построения номенклатуры дел Еврокомиссии (исполнительного органа Европейского Союза с аппаратом, насчитывающим более 15 тыс. сотрудников) описаны в статье Н.А. Храмцовской на стр. 26 журнала № 8` 2007

        2 Если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то рядом с визой согласования номенклатуры дел с собственным архивом (присутствует в Примере 1) должен быть добавлен гриф согласования с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного или муниципального архивного учреждения.

        3 Анализ более широкого круга нормативных документов и обстоятельств, который необходим организации для определения конкретных сроков хранения своих документов, подробно описан в статье О.Г. Подолиной «Как определить срок хранения документа?» на стр. 49 журнала № 10` 2007

        4 Далее по тексту – Перечень.

        5 Если итоговая запись оформляется в номенклатуре дел подразделения, то его наименование должно фигурировать в заголовке, например, «Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в 2008 году в канцелярии».

        Ссылка на основную публикацию
        Сопроводительное письмо в государственную инспекцию труда образец
        Уважаемые Руководители организаций, в которых проведена специальная оценка условий труда. В соответствии с требованиями ст. 11 Федерального закона от 28.12.2013...
        Сколько получают за орден мужества
        Дополнительные выплаты за государственные награды военнослужащим: единовременное денежное поощрение Выплаты и льготы за медаль «Суворова» действующим военнослужащим присваиваются тем, кто...
        Сколько получают доноры семенной жидкости
        Сперма считается очень ценным генетическим материалом, без которого просто не может произойти оплодотворение яйцеклетки и наступление беременности. В процессе лечения...
        Сопровождение грузов в финляндию отзывы
        Прямой работодатель OOO Revers Занятость Полная График Сменный Образование 0 Опыт работы любой Возраст кандидата 19 — 60 лет Знания...
        Adblock detector