Составление дефектной ведомости на ремонт помещения

Составление дефектной ведомости на ремонт помещения

При планировании проведения текущего и капитального ремонтов сметная документация составляется на основании дефектных ведомостей или дефектных актов, что является одним и тем же.
Для каждого объекта, который нужно отремонтировать составляется отдельная дефектная ведомость (дефектный акт), в которой указывается инвентарный номер данного объекта (помещения). Затраты на ремонт затем будут отнесены на данный объект в соответствии с его инвентарным номером.

Составление дефектной ведомости.

При производстве ремонтов помещений очень часто возникают неучтенные работы, поэтому от правильного и полного составления дефектной ведомости зависит качественное составление сметы в соответствии с которой будет производится оплата ремонтных работ.
Для составления дефектной ведомости назначается комиссия, состоящая не менее чем из 3-х человек. Обычно первый представитель это руководитель структурного подразделения, которое эксплуатирует данное помещение, второй это заведующий хозяйством, а третий это специалист по строительству и ремонту. Необходимо чтобы люди, назначенные в комиссии были специалистами именно в той области, в которой выполняется ремонт например если ремонт подразумевает большой объем замены электропроводки, кабелей, светильников, то и в комиссии по возможности должен быть инженер-энергетик, если большой объем трубопроводов отопления и водоснабжения, то специалист разбирающийся в этой области и т.д.
Первоначально составляем на черновике. Сначала демонтаж. Затем ремонтные работы общестрой (снизу вверх по порядку — пол, стены, потолок), потом электромонтажные работы, слаботочные сети, сантехнические работы и прочие работы.
В ведомости учитывается только объем выполняемых работ, но для проверки правильности составления отдаем посмотреть сметчику или строителю разбирающемуся в сметах. Сметчик задает миллион вопросов. Например: какие размеры окон и дверей, ширина и длина подоконников, демонтаж окон в каменном здании или в деревянном, названия монтируемых радиаторов, окраска за два раза или один, монтируем плинтусы с кабель каналом или без, а может деревянные и т.д. и т.п. От всего этого зависит величина расценки выполняемых работ при составлении сметы.
Дополняем ведомость с учетом уточнений и корректировок.
Утверждает ведомость руководитель или главный инженер организации – собственника помещения.

Что такое дефектная ведомость

Дефектная ведомость часто составляется в произвольном порядке, на бланке организации либо в печатном или рукописном виде. Составление данного документа можно выразить в следующих положениях:

  • Сама по себе дефектная ведомость – это бухгалтерский документ, на основании которого рассматриваются претензии о бракованной продукции;
  • После сверки первичных документов, в дефектной ведомости указывается вся информация, которая касается времени и места проведения работ, реквизиты лиц, предъявивших претензию и тех, кому она предъявлена. Заключение скрепляется печатью и подписями сторон;
  • Первичная документация заверяется начальником предприятия или главным бухгалтером. Заполнение документа обязательно производиться без зачеркиваний, помарок и исправлений.

Для чего составляют дефектную ведомость на ремонт помещения

В составлении данного документа необходимо участие сведущего специалиста. Это сэкономит время, средства и снизит к минимуму риски по растрате материалов. Используя многолетний опыт специалистов и возникающие претензии в производстве работ по ремонту зданий различного типа, то можно выделить основные ключевые моменты при составлении дефектной ведомости на ремонт помещений.

  1. Строительные работы общей направленности, включающие в себя следующие процессы:
    • работа со стенами и перекрытием;
    • земельно-фундаментные работы;
    • дверные, оконные, межкомнатные проемы и их состояние;
    • кровля, крыша, перекрытия на них;
    • теплоизоляционный вопрос;
    • наличие и состояние лестничных переходов;
    • состояние балконов, лоджий, террас и козырьков;
    • фасадные работы декоративного плана;
    • внутренние и прочие отделочные процессы.
    • Проверка и ремонт сантехнических и водопроводных узлов. Контролируется и фиксируется:
      • состояние труб, коммуникаций водопровода и канализации;
      • исправность отопления и подача горячей воды;
      • монтаж вытяжно-вентиляционой системы и составляющих;
      • газовое обеспечение;
      • монтаж и состояние проводки как внутри помещения, так и за его пределами до точки подключения;
      • отливы, откосы, блоки, запорная арматура;
      • другие работы, касающиеся рассматриваемых сфер.

      Какие ключевые моменты при оформлении дефектной ведомости

      При выполнении масштабных работ, целесообразно будет составить несколько смет, каждая из которых направлена на определенную проблему, которые суммарно вписаны в дефектную ведомость. Подобные подразделения можно отсортировать по таким факторам:

      • учет и фиксирование элементов и деталей строения, которые требуют демонтажа;
      • выяснение и определение материалов и частей, требующих замены;
      • сортирование снятых материалов по принципу: негодные и те, которые могут использоваться вторично;
      • определение видов работ, их объемы и сопутствующие работы;
      • расчет потребности в материалах, их ассортимент и закупочный минимум
      Читайте также:  Трудовой договор в упрощенной форме

      Касательно последнего пункта, можно отметить то, что посоветовавшись со специалистом, ответственный за строительство либо хозяин помещения может посчитать нужным и выгодным закупку некоторых материалов самостоятельно, что тоже должно быть отмечено в договоре.

      Структура оформления дефектной ведомости

      В составлении данного документа следует проявить внимательность и скрупулезность обеим сторонам, участвующих в процессе. Чем подробнее и конкретнее будут раскрыты все нюансы, тем меньше недоразумений и споров возникнет в процессе работ и по их завершении.

      Как правило, структура заключения дефектной ведомости включает в себя следующую информацию:

      • непосредственно название документа и реальная дата его оформления;
      • реквизиты и наименование предприятия, которое составило ведомость;
      • координаты объекта и его название;
      • место обнаружение дефекта и его определение;
      • рекомендации по устранению выявленной причины и советы по проведению хозяйственных мер;
      • сроки выполнения работ;
      • список персон, ответственных за исполнение, с подписью каждого

      В случае возникновения дополнительных причин и новых претензий, может составляться дополнительная дефектная ведомость, в которой указываются появившиеся вновь обстоятельства.

      Образец дефектной ведомости на ремонт помещения

      Наименование объекта; фасад ЧП «Стройтек»

      Место нахождения объекта основных средств: Екатеринбург, ул. Уральская, д.1

      В случае обнаружения поломки, брака, несоответствия состояния механизмов, инженерных систем, их отдельных элементов принятым нормативным стандартам в обязательном порядке составляется так называемая дефектная ведомость, бланк и образец которой приводятся ниже.

      Назначение документа

      В целом такой документ, как дефектная ведомость, не имеет единого утвержденного образца, поэтому бланки дефектовки (как ее еще называют) всегда разрабатываются самостоятельно. Как правило, в организации изначально утверждаются определенные единые формы, которые впоследствии и применяются в разных случаях.

      Документ всегда отражает следующие моменты:

      1. Наименование объекта, у которого обнаружены технические дефекты.
      2. Полный перечень и подробное техническое описание найденных недочетов.
      3. Способы ремонта каждого или группы.

      Порядок составления может быть:

      • плановым – в крупных компаниях всегда периодически проверяется то или иное оборудование на предмет полной исправности;
      • внеплановым – в случае специальных проверок, после аварий и т.п.

      Таким образом, дефектная ведомость – это основной отчетный документ, в котором описываются любые отклонения изделия, механизма или инженерной системы от состояния, принятого по нормативу:

      • внешние дефекты;
      • внутренние неисправности;
      • брак, допущенный заводом-изготовителем;
      • механические повреждения, допущенные при перевозке и/или эксплуатации оборудования и т.п.

      Данная ведомость может быть составлена представителями любой заинтересованной стороны – как фирмами, так и частными лицами:

      Общие правила их составления

      Несмотря на то, что утвержденного образца дефектной ведомости не существует, этот документ относится к первичным учетным, поэтому в отношении него следует учитывать общие правила оформления бухгалтерских отчетных бумаг:

      1. В дефектовке всегда должны присутствовать следующие обязательные реквизиты:
      • собственно наименование;
      • дата составления;
      • полное официальное название учреждения или фирмы, в котором была составлена дефектовка (например, название завода-изготовителя или компании, занимающейся продажей оборудования);
      • название, суть и измерители проведенной хозяйственной операции в натуральном эквиваленте и денежном;
      • лица, проводившие обнаружение дефектов – их ФИО, должности и подписи.
      1. Право подписи такого документа предоставляется не всем сотрудникам, а только тем, которые относятся к списку, утвержденному руководителем совместно с главным бухгалтером предприятия.
      2. Составляется либо в момент обнаружения дефектов, либо сразу по окончании процедуры – в зависимости от технической возможности.
      3. Исправления, помарки, опечатки в дефектной ведомости не допускаются – в случае их наличия нужно составить новый документ на новом бланке.
      4. Допускается составление как в традиционном бумажном, так и в электронном виде.
      5. Востребовать могут только уполномоченные лица (как правило, главный бухгалтер и руководитель компании), а также представители проверяющих и контролирующих органов – налоговая инспекция, прокуратура и т.п.

      Образцы разных видов дефектных ведомостей 2019 г.

      Существует несколько разновидностей дефектовок, каждая из которых имеет собственные особенности:

      1. На ремонт помещения (или всего здания).
      2. На ремонт кровли.
      3. На ремонт автомобиля (грузового, легкового, специального назначения).
      4. На ремонт системы отопления.
      5. На списание запчастей.

      В общем виде образец содержит следующие пункты:

      1. В «шапке» вписывается виза «Утверждаю» с подписью директора или другого уполномоченного сотрудника, по приказу которого проводится проверка. Это же лицо утверждается комиссию и подписывается соответствующий приказ. Здесь же прописывается официальное название компании.
      2. Далее пишется название документа и его номер – обычно в простом хронологическом порядке, например «Дефектная ведомость №77». Здесь же вписывается дата осмотра.
      3. Затем пишется полное название технического объекта или инженерной системы, которая была осмотрена.
      4. Описательная часть, которая является основой, представлена в виде таблицы. Здесь по порядку (с указанием номера) перечисляются все внешние дефекты, механические повреждения, неисправности, которые удалось обнаружить при простом визуальном осмотре объекта. Прописываются и конкретные виды работ, направленные на устранение этих неисправностей, а также срок окончания ремонта.
      5. Наконец, прописываются ФИО и должности сотрудников, осуществлявших проверку, ставятся их подписи.
      Читайте также:  264 Прим 1 ук рф судебная практика

      Документ составляется при осмотре любого изделия, устройства, даже офисной техники. Таким образом, образец дефектной ведомости не зависит от объекта проверки – он утверждается как пустой бланк, который используется в работе всеми сотрудниками.

      Ведомость на ремонт автомобиля

      В случае использования компанией служебного автомобиля или при наличии в ее собственности целого парка единиц техники периодически проводится контроль качества машин путем их внешнего осмотра.

      Составляется она как в самой компании, владеющей транспортным средством, так и в ремонтной компании, в которой предполагается проведение восстановительных работ.

      Составление документа в данном случае позволяет решить сразу несколько задач:

      • отчитаться перед налоговой инспекцией о расходовании определенных средств на мелкий или капитальный ремонт автомобиля;
      • зафиксировать все дефекты и на основе их анализа определить эффективность вложений в ремонт и содержание транспортного средства (совокупные расходы и совокупные доходы за обозримый период);
      • наконец, с помощью этого документа можно уточнить конкретную разновидность ремонтных работ, которые понадобятся в данном случае, а также их оценочную стоимость.

      При составлении дефектной ведомости на ремонт машины любого класса и назначения следует уделить внимание нескольким важным особенностям:

      1. Название модели, конкретной технической модификации автомобиля должно полностью совпадать с тем, что указано в документах – в частности, сокращения, регистр букв (прописные или строчные), пробелы или слитное написание.
      2. Названия запчастей, отдельных агрегатов следует прописывать с такой же точностью – обычно их можно уточнить в соответствующих документации или на сайте- завода-изготовителя.
      3. В такой ведомости обязательны ссылки на приложения – т.е. документы, регламентирующие выполнение ремонтных работ, приобретение тех или иных запчастей и т.п.
      4. Обязательны подписи не только ответственных лиц, проводивших обследование, но и самого владельца автомобиля, если машина принадлежит не самой компании, а сотруднику, который заключил соответствующий договор и предоставил свой автомобиль для служебного использования.
      5. Поскольку осмотр и ремонт автомобиля – достаточно сложная техническая процедура, требующая составления предельно конкретных записей, то исправления даже с пометкой «исправленному верить» не допускаются.
      6. Наконец, количество экземпляров такой дефектовки определяется количеством заинтересованных лиц, которых в данном случае достаточно много: это сама компания, использующая автомобиль, его владелец, компания, осуществляющая ремонт. Однако если предприятие будет своими силами ремонтировать свою же машину, дефектная ведомость составляется на 1 бланке.

      Пример представлен ниже.

      На ремонт помещения

      В ходе плановой проверки осматривают все здание или конкретное его помещение, причем составляют, как правило несколько дефектовок – каждая на свое помещение или же сводят все данные в один документ, если так будет удобнее обрабатывать информацию.

      Основное назначение в данном случае сводится к следующему:

      • описать все внешние дефекты, нарушения состояния здания (например, трещины на потолке, разрыв напольного покрытия, плесень по углам и т.п.);
      • наметить пути устранения – т.е. конкретные виды ремонтных работ, с помощью которых предполагается справиться со всеми обнаруженными недостатками;
      • обозначить сроки проведения работ, причем поскольку речь идет о довольно больших объемах, требуется определить приоритеты – например, в первую очередь ремонт дверных проемов, и во вторую – устранение трещин в потолках.

      Составляют такую ведомость, как правило, 2-3 сотрудника, среди которых присутствуют:

      • бухгалтер или главный бухгалтер;
      • специалист по проведению ремонтных работ;
      • инженер, отвечающий за оборудование в здании.

      В бланке дефектной ведомости обязательно требуется отразить такие сведения:

      1. Все сведения, касающиеся здания как физического объекта – по какому адресу расположено, что в нем располагается.
      2. Сами недостатки в их точном наименовании.
      3. Способы и сроки проведения работ по исправлению обнаруженных недостатков.
      Читайте также:  Назначение платежа взнос в уставный капитал ооо

      Поскольку здание – довольно большой объект, а недостатки могут быть обнаружены самые разные, то при составлении дефектовки и реальном планировании работ следует обратить внимание на ряд особенностей:

      1. Сами ремонтные работы называются в точном соответствии с принятой системой наименований – здесь нужно обращаться к соответствующей справочной литературе (Федеральные и территориальные единичные расценки).
      2. При фиксировании и описании вида ремонтной работы следует указывать не только срок, но и объем, причем на каждом этапе нужно определять конкретное ответственное лицо – как правило, их будет сразу несколько.
      3. Все оборудование, а также строительные и иные материалы, предназначенные для ремонта, прописываются в тех наименованиях, как они указаны в документации – т.е. марки и модели пишутся полностью, без сокращений.

      Образец дефектной ведомости представлен ниже.

      На ремонт системы отопления

      При проведении планового и внепланового контроля системы отопления в здании комиссия обычно состоит из 2 человек:

      • представитель бухгалтерии;
      • специалист по ремонту системы отопления.

      Следует учесть несколько нюансов составления:

      1. Составляется до ремонта или во время его. Если же осуществить это довольно трудно, то крайний сроки составления – сразу по окончании работы.
      2. Как правило, прописываются не только названия ремонтных операций, но и единицы объемов, а также ответственные лица на каждом этапе (если предполагается совершить работу в несколько стадий).
      3. Исправления в самом тексте в данном случае тоже не допускаются.
      4. Как правило, составляется в электронном виде, но всегда должен иметься и его бумажный аналог.

      Образец такой дефектной ведомости приведен ниже.

      ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Сами ремонтные работы – т.е. текущий ремонт или на случай аварии не предполагают составления дефектной ведомости по соответствующему образцу.

      На списание запчастей

      Под списанием запчастей понимается хозяйственная операция по замене старых, изношенных механизмов любой установки на новые детали. При этом в случае с запчастями автомобиля предполагается составление соответствующей дефектной ведомости, образец которой рассмотрен выше.

      Особенности составления следующие:

      1. Прописывается простым спискам вся техника, которая была осмотрена.
      2. Будет правильно и удобно, если наряду с описанием объектов указываются и инвентарные номера каждого из них.
      3. Также следует обратить внимание на то, что название каждой запчасти указывается в точном соответствии с тем, как оно приводится в технической документации.
      4. В графе «заключение» указывается, что деталь признана негодной, устаревшей и нуждается в замене (или в списании).

      Образец представлен ниже.

      На ремонт кровли

      Наряду с дефектовкой, бланк которой составляется при осмотре здания, отдельно разрабатывается документ, который описывает недостатки кровли и соответствующие ремонтные работы. Образец приводится ниже.

      Процедура документирования дефектов

      В случае компаний с небольшим штатом часто не возникает особой необходимости разработки, прописывания и утверждения процедуры проверки оборудования и составления дефектной ведомости, поскольку подобные ситуации возникают достаточно редко.

      Однако в случае крупных фирм мониторинг качества оборудования производится только по заранее составленному и утвержденному регламенту. В общем виде порядок следующий:

      1. О проведении плановой или внеплановой проверки руководство компании или конкретного филиала выпускает соответствующий приказ.
      2. В этом приказе отражаются уполномоченные лица, которые войдут в проверяющую комиссию: не менее 2 сотрудников. В ее состав обычно входят не только представители технических служб (инженеры, техники, контролеры качества), но и бухгалтерии.
      3. Проводится непосредственный контроль качества, составляется дефектная ведомость на заранее подготовленном бланке, ставятся подписи, после чего документ передается уполномоченным лицам.

      ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Не следует путать процедуру проверки с использованием дефектной ведомости с технической экспертизой. Плановый контроль качества – это, как правило, только визуальный осмотр внешних поверхностей, механизмов, соединений деталей. В то же время экспертиза предполагает более глубокий анализ механизма с использованием специального оборудования для проверки.

      Как привести дефектную ведомость в более удобный вид: видео

      Составить документ можно своими силами в программе Ms Excel. Это особенно удобный вариант для бухгалтеров, поскольку в данном случае нет необходимости самостоятельно подсчитывать нарастающий итог и прочие показатели. О том, как привести ведомость в более удобный для работы вид, можно увидеть здесь.

      Ссылка на основную публикацию
      Сопроводительное письмо в государственную инспекцию труда образец
      Уважаемые Руководители организаций, в которых проведена специальная оценка условий труда. В соответствии с требованиями ст. 11 Федерального закона от 28.12.2013...
      Сколько получают за орден мужества
      Дополнительные выплаты за государственные награды военнослужащим: единовременное денежное поощрение Выплаты и льготы за медаль «Суворова» действующим военнослужащим присваиваются тем, кто...
      Сколько получают доноры семенной жидкости
      Сперма считается очень ценным генетическим материалом, без которого просто не может произойти оплодотворение яйцеклетки и наступление беременности. В процессе лечения...
      Сопровождение грузов в финляндию отзывы
      Прямой работодатель OOO Revers Занятость Полная График Сменный Образование 0 Опыт работы любой Возраст кандидата 19 — 60 лет Знания...
      Adblock detector