Сколько хранятся исходящие письма

Сколько хранятся исходящие письма

Журнал регистрации исходящих документов, образец которого дан ниже, очень помогает при ведении документации в организации. В нем регистрируются исходящие письма, указания, пояснения и другие бумаги, которые организация официально посылает куда-либо. Крупные предприятия используют для этого электронные таблицы, специализированные программы. Но у малого бизнеса необходимость в них возникает нечасто.

Значение

Фиксация факта отправки какой-либо бумаги не менее важна, чем фиксация факта его принятия. Таким образом, журнал регистрации исходящих документов имеет одинаковое значение с журналом регистрации входящих писем. От него будет зависеть степень порядка в отправляемой корреспонденции.

Также он необходим для сохранения целостности переписки по принципиально важным вопросам. С таким журналом ее можно будет легко оформить в единое дело, с номерами, датами и перечнем ответственных лиц.

Требования к заполнению

Журнал регистрации исходящих документов, как и все остальные журналы этого типа, имеет в своем составе два части: обложку и страницы. На обложке написаны название, дата начала и окончания ведения (вторую удобно проставлять при завершении документа), наименование организации, другие основные реквизиты. Основная часть должна:

  • Быть представлена одинаковыми страницами (даны в прикрепленном бланке и образце журнала).
  • Прошиваться. Для удобства архивирования страницы прикалываются в двух-трех местах. Таким образом, когда журнал заканчивается, его удобно помещать в папки.
  • Также каждая из страниц журнала должна быть пронумерована.
  • Завершаться визой руководства. В конце количество страниц считается, сверяется. На самой последней странице документа – оборотной части обложки – проставляется количество страниц. Руководитель организации здесь же ставит свою подпись, печать.

В делопроизводстве существует правило: не производить регистрацию неподписанного документа. Только после подписи лица, которое имеет на это право, документ приобретает юридическую силу и может быть занесен в реестры.

Хранится документ 3 года (если сотрудники организации не работают в неблагоприятных условиях труда), а затем специально созванная экспертно-проверочная комиссия проверяет ценность документа. Если он не представляет ценности для дальнейшего использования и не может являться доказательством при спорах, следственных и судебных разбирательствах, то его уничтожают. Естественно, заполняя при этом акт об уничтожении документов.

Какие данные указывать при заполнении

Журнал устроен достаточно просто: обложка плюс таблица. Последняя представлена графами, в которых должны быть указаны:

  • Дата документа. Исходящие письма принято располагать в хронологическом порядке. Это значительно упрощает поиск деловой переписки. Датой считается день подписания.
  • Регистрационный номер исходящей документации. Первый исходящий документ с начала журнала – 1, второй – 2 и т.д. Обычно документ ведется с начала календарного года, как и начинаются регистрационные номера.
  • Адресат.
  • Краткое содержание. Это может быть название и номер документа или просто вопрос, по которому ведется переписка. На практике часто выходит, что письма маленького объема (в несколько строк) могут вообще не иметь наименования. Тогда это графа остается пустой.
  • Кем подписана исходящая бумага.
  • Исполнитель.
  • Отметка о направлении копии исходящего письма в дело.
  • Сведения об отправке документа. Здесь записываются данные, которые не подпадают под категорию других граф, но необходимы для ориентировки в журнале.

Каждое исходящее деловое письмо должно быть описано в собственной строке. Если к заполняющему документ работнику поступает сразу несколько писем, то регистрировать их следует по убыванию значимости. Номер и дата каждой бумаги располагается в отдельной строке.

Заполнение журнала в электронном виде неприемлемо, так как в нем должен расписываться исполнитель, ставится отметка о прикреплении копии документа в дело и пр. Ошибки также нежелательны. Но если была указана неверная информация, то следует ее зачеркнуть одной чертой, а верную подписать рядом, с припиской «Исправленному верить» и подписью руководителя (либо другого ответственного за заполнение журнала лица).

Вариации

Иногда прибегают к оформлению совмещенного журнала входящей и исходящей документации. Это бывает удобно, если объем деловой переписки небольшой.

Стоит иметь в виду, что поиск и восстановление всего хода диалога, к примеру, с деловым партнером или клиентом, будет затруднен. Время на оформление увеличится. Но каждая организация вправе самостоятельно выбирать форму подачи такой информации.

Виды пересылаемых документов

Заноситься в журнал регистрации исходящих документов может множество разнообразных бумаг. Например:

Хотя журнал регистрации исходящих документов и не относится к документам строгой отчетности, он бывает полезен в организациях, где ведется деловая переписка, требующая учета и контроля.

Сколько хранить

Время хранения журнала не должно быть меньше срока хранения тех документов, которые в нем зарегистрированы. Это правило действует даже в случае, если в нем отмечались приказы по основной деятельности или кадровые документы, имеющие постоянный срок хранения.

Правило: для того чтобы иметь право на уничтожение журнала регистрации исходящих документов, необходимо удостовериться в том, что сроки хранения всех отмеченных в нем бумаг истекли.

Читайте также:  Правила в автобусе для пассажира

Обычно срок не превышает 3-5 лет. Но бывают исключения из правил. По этой причине опытные кадровики, секретари, главы подразделений или другие сотрудники, на чью долю выпало ведение журнала, частенько прибегают к разделению журналов. В одном регистрируют документы с постоянным сроком хранения (также те, что хранятся 75 лет), а другой оставляют под «скоропортящиеся» документы, теряющие юридическую силу в течение 3-5 лет. На обложку журнала в этом случае наносят отметку. Главное – избежать путаницы.

Вопрос-ответ по теме

Вопрос

Каковы сроки хранения таких документов, как исходящая и входящая переписка?

Ответ

Деловая переписка между организациями имеет разные сроки хранения. В Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 06.10.2000) насчитывается около 150 статей, в которых упоминается переписка. Сроки хранения писем колеблются от самых небольших (1 год, 3 года) до 10 лет и даже постоянного срока хранения. Большинство писем хранится 5 лет.

Мы рассказывали ранее о входящей корреспонденции в материале по ссылке.

Срок хранения деловых писем определяется не по тому, к какой категории относятся письма (входящие, исходящие), а по значимости, ценности информации, содержащейся в документах. Именно поэтому при организации хранения деловых писем нельзя исходить из принципа "входящие – исходящие", нельзя разрывать письмо-просьбу и письмо-ответ, так как они составляют единый комплекс документов и храниться должны в одном деле. Как правило, при систематизации переписки используются такие признаки классификации, как вид документа (переписка), корреспондент (организация, круг организаций, с которыми ведется переписка), тематика (содержание). При систематизации переписки не надо забывать о сроках хранения: нельзя относить к одному делу письма со сроком хранения 1 год и 5 и более лет.

Читайте о текущем хранении документов больше информации в статье по ссылке.

Например, переписка с органами власти и управления имеет срок хранения 5 лет ЭПК, поэтому ее целесообразно выделить в отдельное дело. Переписка с поставщиками, заказчиками, клиентами (в рамках договорных отношений) имеет 5-летний срок хранения, ее также можно выделить в отдельный массив. В зависимости от объемов этой переписки это может быть одно или несколько дел и т.д. Вот несколько извлечений из указанного перечня:

Переписка с исполнительными органами государственной власти РФ, субъектов РФ, органами местного самоуправления по основным вопросам деятельности

Переписка о проведении проверок и ревизий

Переписка о выполнении решений (предписаний) проверок и ревизий

Переписка по оперативным правовым вопросам

Переписка о разработке и ходе выполнения целевых программ

Переписка по вопросам планирования

Переписка по вопросам ценообразования

Переписка о внесметных и целевых ассигнованиях

Переписка о размещении акций, вкладов, начислении дивидендов

Переписка о нормах обязательных резервов, финансирования капиталовложений

Переписка об утверждении и уточнении балансов и отчетов

Переписка о сроках представления бухгалтерской и финансовой отчетности

Статья о исходящих документах поможет вам не допускать ошибок в работе.

  • Носарева Наталия | эксперт в сфере ДОУ и архивного дела

С егодня «переписка» является одним из наиболее распространенных видов служебной документации. Это огромный массив бумажных документов, образующийся в любой организации как результат ее трудовых будней. И понятно желание регулярно очищать шкафы от «лишних» документов.

Однако если в вашем шкафу хранятся дела с заголовками: «Входящая переписка», «Исходящая переписка», то процесс уничтожения документов с истекшими сроками хранения может существенно затянуться, так как, рассматривая каждую бумажку, придется решать извечный вопрос: «Хранить или в шредер?»

Поэтому в первую очередь необходимо грамотно определить сроки хранения документов для соблюдения основного правила формирования документов в дела: «В одно дело формируются документы одного срока хранения!» Тогда по его истечении уничтожать можно будет папками (без полистного просмотра, ну почти без него).

Придется несколько охладить ваше горячее желание сократить до минимума сроки хранения служебных писем. Ведь служебное письмо – это элемент (иногда и самый ценный) единого информационного комплекса по какому-то вопросу или контрагенту, и рассматривать входящие в состав этого комплекса документы нужно в едином ключе, не забывая о том, что важнейшим назначением документа является изложенная в нем информация, ее практическое, научное и историческое значение.

При определении сроков хранения особого внимания требуют «переписка» и «документы». В настоящее время переписка несет большую информационную нагрузку, чем это было ранее, когда справки, докладные записки, сведения и другие документы могли заменить ее по ряду вопросов. Переписка может оказаться единственной, заслуживающей постоянного срока хранения или отметки «ЭПК» в соответствующем разделе перечня.

Нормативная база

Начиная работу по определению сроков хранения документов, в первую очередь ознакомьтесь с действующим законодательством: федеральными и региональными законами и иными нормативными правовыми актами, в которых указаны сроки хранения документов, регулирующих сферу вашей деятельности.

Читайте также:  Переносится ли праздничный день выпавший на отпуск

Что касается «правил для всех», то сроки хранения переписки зафиксированы в типовых перечнях. В изданных в 2011 г. «Методических рекомендациях по подготовке перечней документов, образующихся в деятельности федеральных органов исполнительной власти, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения» (согласованы ЦЭПК при Росархиве 17 мая 2011 г.) рекомендуется при определении сроков хранения документов обращаться к действующим типовым перечням документов, список которых приводится там же:

  • Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства финансов Российской Федерации, организаций, находящихся в его ведении, а также финансовых органов субъектов Российской Федерации, с указанием сроков хранения. – М., 2003;
  • Перечень документов, образующихся в деятельности ОАО «Российские железные дороги», с указанием сроков хранения. – М., 2008;
  • Перечень документов, образующихся в деятельности органов управления, воинских частей войск гражданской обороны, подразделений ГПС, учреждений и организаций системы МЧС России, с указанием сроков хранения. – М., 2005;
  • Перечень документов, образующихся в деятельности органов федеральной фельдъегерской связи со сроками их хранения. – М., 1999;
  • Перечень документов органов Прокуратуры Российской Федерации и их учреждений, с указанием сроков хранения. – М., 2008;
  • Перечень документов, образующихся в деятельности Центрального Банка Российской Федерации, с указанием сроков хранения. – М., 2005;
  • Перечень документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Сбербанка России и его филиалов. – М., 2005;
  • Перечень документов федеральных судов общей юрисдикции, с указанием сроков их хранения. – М., 1999;
  • Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения. – М., 2008;
  • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. – М., 2010 (далее – Перечень 2010 года);
  • Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. – М., 2000 (далее – Перечень 2000 года).

На сегодняшний день Перечень 2000 года не является действующим. Часто спрашивают, каким перечнем пользоваться при установлении сроков хранения документов: перечнем, действующим сегодня, или перечнем, действовавшим на период создания документа?

Заведующая отделом документоведения ВНИИДАД Вера Иритикова в своем интервью, опубликованном сразу после выхода Перечня 2010 года, советовала: «По итогам 2010 года (когда составляются итоговая запись номенклатуры дел, а в последующем – описи и акты о выделении не подлежащих хранению документов к уничтожению), а также в процессе проведения экспертизы ценности организации должны устанавливать/уточнять сроки хранения документов, созданных в течение 2010 делопроизводственного года, по новому Перечню типовых архивных документов 2010 года».

При составлении номенклатуры дел, естественно, пользуются тем перечнем, который действовал именно в тот период. Но теперь, когда приходится обрабатывать документы давно прошедших лет, я всегда беру в руки и новый Перечень 2010 года. Если сроки хранения сегодняшнего перечня отличаются от сроков хранения старого, то нужно оценивать значимость документов. В нашей стране это сложно: сегодня один подход, а завтра он вполне может измениться. Ты только что уничтожил документы. Хлоп! А по какому-нибудь новому нормативному документу им устанавливается постоянный срок хранения.

На всякий случай напоминаю, что установленные сроки хранения организация может превысить, но не может безнаказанно сократить. А значит, из нескольких предписанных сроков обычно выбирают наиболее длинный. Есть и такие документы, для которых срок хранения нигде не установлен, в этом случае его оптимальную продолжительность специалистам организации нужно будет вычислить самостоятельно. Обычно такие решения документируются протоколом экспертной комиссии.

Какие сроки хранения переписки бывают и от чего они зависят?

Основным критерием, оказывающим существенное влияние на сроки хранения документов, является содержательная часть письма – его информационная составляющая. То есть в первую очередь следует ответить на вопрос: о чем документ, какие бизнес-процессы он затрагивает? Как правило, по какому-либо вопросу выявляются:

  • наиболее ценные документы и
  • документы, содержащие первичную и второстепенную информацию.

При этом сроки хранения основной, первичной информации значительно отличаются от сроков хранения второстепенной, дополнительной информации. Так, если вы внимательно просмотрите отдельные разделы любого типового перечня, то увидите, что для основополагающих документов (решений, протоколов, планов, отчетов, докладов, регламентов и пр.) устанавливаются наибольшие сроки хранения, а для переписки по этой тематике сроки хранения чаще всего ограничиваются периодом в 5 лет (за редким исключением).

При этом если вы сомневаетесь в установленном сроке хранения документа, то отметка «ЭПК», добавляемая к сроку хранения, позволит по истечении указанного срока хранения комплекта документов внимательно изучить каждый отдельный документ, а при необходимости наиболее ценные документы выделить к более длительному хранению.

Читайте также:  Заводской брак после окончания срока действия гарантии

Нельзя не обратить ваше внимание и на «корреспондентский» признак формирования дел, ведь срок хранения документа может зависеть и от того, с кем, с организацией какого уровня вы ведете переписку.

Внешнеэкономическая и внутренняя переписка

В качестве примера рассмотрим переписку по вопросам внешнеэкономической деятельности. Если вы переписываетесь с российскими организациями, то срок хранения документов – 5 лет (ст. 502 Перечня 2010 года), а срок хранения переписки с зарубежными организациями значительно выше – 15 лет (ст. 503 Перечня 2010 года).

То же самое происходит и с перепиской, казалось бы, по одному и тому же вопросу, но с адресатами различного уровня. Так, парламентские запросы депутатов федерального уровня и переписка по их рассмотрению будет храниться постоянно, а для переписки с депутатами муниципального уровня Перечнем 2010 года рекомендуется установить пятилетний срок хранения.

Однако не всегда «корреспондентский» признак формирования дел является основополагающим при установлении сроков хранения документов. В качестве иллюстрации можно рассматривать переписку кредитной организации с Центральным Банком РФ. Несмотря на то, что переписка ведется с организацией федерального уровня, сроки хранения документов будут устанавливаться в зависимости от изложенных в них вопросов, то есть от информационной составляющей документа.

Переписка с Центробанком по различным вопросам

Переписка с Центральным Банком РФ по вопросам создания/ликвидации кредитных организаций включает в себя документы, на основании которых кредитная организация осуществляет свою деятельность (кстати, при ликвидации кредитной организации данные документы запрашиваются комиссией ЦБ в первую очередь). Поэтому для переписки с этим корреспондентом по данному вопросу устанавливается максимальный срок хранения – постоянно.

А вот для переписки по вопросам ревизий установлен пятилетний срок хранения!

Интересна также переписка по вопросам предоставления отчетности. Понятно, что к длительному хранению будут выделены служебные письма, в которых обсуждались проблемы, связанные с годовой отчетностью. А письма по вопросам, связанным с квартальной, ежемесячной и ежедневной отчетностью, будут храниться минимально установленные сроки, но не менее сроков хранения «основных» документов по этому вопросу (ежедневные, ежемесячные и ежеквартальные отчеты).

Эти сроки взяты из ст. 351, 352, 359 Перечня 2010 года.

В последнем из трех случаев, описанных в Примере 3, начинает действовать следующее правило: при определении сроков хранения служебных писем необходимо ориентироваться и на сроки хранения, установленные для других документов по данной тематике.

Переписка по административно-хозяйственным вопросам и по операциям с недвижимостью

Наименьший срок хранения – 1 год – устанавливается, как правило, для переписки по административно-хозяйственным вопросам, для писем по вопросам приобретения мебели, канцелярских товаров и пр.

Однако переписка по вопросам любых действий с недвижимостью подлежит длительному хранению (смотрите ст. 118, 121, 127, 129, 137, 138, 139 Перечня 2010 года).

Переписка по вопросам лицензирования и символики

Длительному хранению подлежит переписка по вопросам лицензирования, государственной регистрации товарных знаков, о разработке символики организации и т.д. (ст. 63 Перечня 2010 года).

Что касается гарантийных писем, то срок хранения (5 лет) для них будет исчисляться от даты окончания срока гарантии (ст. 377 Перечня 2010 года).

Довольно краток жизненный путь у сопроводительных писем. Не стоит устанавливать для них срок хранения, идентичный сроку хранения сопровождаемых документов. Достаточно, с моей точки зрения, и одного года.

Кажется, что может быть прозаичнее жалоб и обращений граждан? Однако для некоторых из них установлен предельный срок хранения – постоянно. Но он устанавливается только для тех обращений и предложений, которые носят творческий характер. К этой же категории отнесены жалобы и заявления граждан, касающиеся не «личных проблем», а жизни общества и государства: по вопросам хищений, коррупции и прочих «черных пятен» на теле нашего государства (ст. 183 Перечня 2010 года).

При установлении сроков хранения документов на первое место ставятся интересы собственника документов, но не будем забывать и об истории. Особое внимание необходимо уделить служебным письмам, относящимся к какому-либо периоду жизни общества или выдающегося государственного деятеля. Например, особо ценной является переписка по хозяйственным вопросам, относящаяся к периоду Второй мировой войны. Естественно, что срок хранения документов этого периода максимален – постоянно.

Определение сроков хранения служебных документов – творческий процесс и подходить к нему необходимо с полной ответственностью. Поговорка «рукописи не горят» в этом случае не работает. А утрата (несвоевременное уничтожение) каких-либо документов часто бывает безвозвратной.

Ссылка на основную публикацию
Сколько получают за орден мужества
Дополнительные выплаты за государственные награды военнослужащим: единовременное денежное поощрение Выплаты и льготы за медаль «Суворова» действующим военнослужащим присваиваются тем, кто...
Сбербанк накопительная часть пенсии процент
Накопительная пенсия является неотъемлемой частью пенсии по старости, полагающейся всем гражданам, имеющим официальное трудоустройство. Поскольку на накопительную пенсию не распространяется...
Сбербанк повысил ставки по кредитам
Сбербанк разместил на сайте обновленные условия предоставления потребительских кредитов на любые цели. Максимальный срок кредита снижен с семи до пяти...
Сколько получают доноры семенной жидкости
Сперма считается очень ценным генетическим материалом, без которого просто не может произойти оплодотворение яйцеклетки и наступление беременности. В процессе лечения...
Adblock detector