Как назвать должность помощника директора

Как назвать должность помощника директора

или похожая должность и как правильно она называется, если данная должность не существует, можно ли сделать такую запись в трудовой книжке.

С уважением, Ирина.

В Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 21 августа 1998 г. N 37 в разделе "должности служащих (технических исполнителей)" содержится характеристика должности "Секретарь руководителя".

Должностные обязанности. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Ведет контрольно-регистрационную картотеку. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Копирует документы на персональном ксероксе.

Наименование должности должно отражать должностные обязанности работника.

Если обязанности вашего сотрудника совпадают с приведенной выше характеристикой, то использование другого, отличного от стандартного наименования должности следует признать неоправданным. Например, при переходе на работу в другую организацию такой сотрудник не сможет обосновать наличие у него опыта работы с конкретными, известными всем трудовыми обязанностями.

Читайте также:  Отзыв на определение о возбуждении дела фас

Должностей с названием "Помощник руководителя" данный справочник не содержит. Использование таких абстрактных наименований должностей не предусмотрено и Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) (принят постановлением Госстандарта РФ от 26 декабря 1994 г. N 367). Хотя в нем встречаются "Помощник прокурора" или "Помощник (советник) Президента Российской Федерации", а также "помощники" для некоторых других конкретных должностей.

Наименование "помощник" указывает только на выполнение неких вспомогательных функций, не связанных, в отличие от "заместителя", с административно-распорядительными полномочиями. Обычно к слову "помощник" добавляют указание на сферу деятельности, относящуюся к его компетенции. Например, "помощник руководителя по связям с общественностью".

И уж совсем недопустимо использование в названии должностей служащих слова "личный". Личный- это относящийся к личной жизни человека. "Личное" и "служебное" — диаметрально разные сферы жизни должностного лица. "Личные помощники" в штате организации состоять не должны. Их место- только в частной жизни человека (домашняя прислуга и т.п).

Я устроилась недавно на работу. По поводу названия моей должности в трудовой — начальник говорит: думай сама, как тебе лучше, так и напишем! Обязанности такие: работа с документами, почтой, звонки, поиск информации в интернете и немного работы в 1С: делать приход, смотреть остатки, отчеты. В общем, если бы не работа в 1С — тогда это были бы чисто обязанности помощника руководителя. я не знаю как лучше записать должность в трудовой для будущего трудоустройства: менеджер или помощник руководителя? Или еще есть какие-нибудь варианты? Что посоветуете?

На генерального директора компании возложено очень много обязанностей. С развитием организации этот круг обязанностей расширяется. Возникает много «текучки», на которую руководителю приходится тратить время вместо решения задач, направленных непосредственно на развитие компании. Это снижает эффективность деятельности специалиста. Часть задач, для решения которых не нужно высокой квалификации, может перепоручаться помощнику гендиректора.

Должность помощника гендиректора: основные характеристики

Должности помощника гендиректора сложно дать определенные характеристики. Дело в том, что круг обязанностей этого специалиста определяется на основании потребностей генерального директора. Деятельность сотрудника может быть акцентирована на одном аспекте. Рассмотрим должности, в роли которых на практике работают помощники:

  • Делопроизводитель. Этот специалист отвечает за работу с документацией. В зоне его ответственности находятся звонки, различные повседневные задачи.
  • Личный помощник. Специализируется на организации рабочего дня генерального директора, деловых встреч и совещаний. Специалист также сопровождает руководителя в деловых поездках.
  • Заместитель гендиректора. Сотрудник имеет право принимать решения по ограниченному кругу вопросов.
Читайте также:  Можно ли сдать обувь без чека

Как правило, на деле помощник совмещает функции нескольких специалистов. В крупных компаниях у генерального директора может быть два помощника. К примеру, один организует рабочее время руководителя, а другой – занимается бумажными делами.

Помощник относится к категории руководителей. Подчиняется он непосредственно гендиректору. Требования, которые обычно предъявляются к сотруднику:

  • Высшее образование по соответствующему профилю (к примеру, юридическое).
  • Стаж работы от трех лет.

Как правило, в подчинении помощника гендиректора находятся другие сотрудники. Он обладает широкими полномочиями: от права на издание приказов до контроля над работой различных отделов.

ВАЖНО! Назначение помощника – это вовсе не излишество. Эта мера позволяет руководителю сосредоточиться на решении задач, которые требуют высокого профессионализма, креативности. «Текучка» же делегируется помощнику. Это значительно повышает КПД деятельности как гендиректора, так и самой компании.

Нормативно-правовая регламентация

Деятельность помощника гендиректора регламентируется нормативными актами:

  • Методическими рекомендациями.
  • Уставом.
  • Трудовым соглашением.
  • Приказами руководителя.
  • Должностной инструкцией.

ВАЖНО! В должностной инструкции рекомендуется максимально подробно расписать обязанности помощника гендиректора. Если какая-либо обязанность ничем не регламентирована, сотрудник вполне может от нее отказаться.

Что входит в обязанности помощника гендиректора?

Обязанности помощника гендиректора варьируются в зависимости от размера компании. В небольших компаниях сотрудники занимаются контролем над работой курьеров, менеджеров, жизнеобеспечением деятельности офиса. В больших организациях у гендиректора, как правило, есть два помощника. Один личный помощник организует рабочий день руководителя, второй – занимается всеми прочими делами. Перечень обязанностей специалиста может значительно варьироваться. В любом случае обязанности должны быть прописаны в должностной инструкции. Рассмотрим примерный перечень:

  • Организация переговоров, в том числе по телефону.
  • Прием корреспонденции.
  • Организация совещаний и собраний: подготовка сопутствующих материалов, контроль над соблюдением регламентов, оформление протоколов, стенография.
  • Контроль над исполнением поручений гендиректора.
  • Предоставление бумаг на подпись руководителю.
  • Прием посетителей гендиректора.
  • Организация командировок (к примеру, бронирование номеров, заказ билетов).
  • Обеспечение эффективной работы гендиректора.
  • Составление плана рабочего дня.
  • Информационное сопровождение гендиректора.
  • Участие в совещаниях и деловых встречах.
  • Организация деловых встреч.
  • Организация презентаций.
  • Подготовка отчетов о тратах.
  • Исполнение личных поручений.
  • Создание баз данных, виртуальных презентаций с помощью ПК.
Читайте также:  Что нужно для смены генерального директора юриста

Помощник – это самое приближенное к гендиректору лицо. Часто рабочий день его не нормирован. Сотрудник решает самые разнообразные задачи, поэтому он должен иметь соответствующие личные качества.

Права сотрудника

Помощник гендиректора наделяется следующими правами:

  • Ознакомление с проектами и решениями руководителя, касающиеся деятельности помощника.
  • Право на получение необходимых сведений.
  • Право на принятие решений в рамках должностных полномочий.

Помощника гендиректора можно наделить большими полномочиями. К примеру, сотрудник может иметь право подписи документов.

Ответственность, возложенная на помощника

Ответственность, возложенная на помощника, должна быть прописана в должностной инструкции. Сотрудник несет ответственность в следующих случаях:

  • Невыполнение должностных инструкций.
  • Действия, нарушающие законы РФ.
  • Причинение ущерба.

Если помощник допустил проступок, перед наложением на него ответственности проводится расследование. Оно нужно для установления степени вины. В расследовании принимают участие ключевые сотрудники компании. По его итогам составляется документ. В зависимости от степени вины, на сотрудника может накладываться взыскание. Помощник также может быть уволен.

Какие личные качества требуются от помощника?

На личного помощника возложен самый широкий круг задач. Некоторые специалисты работают по одному направлению, однако к помощнику это не относится. От него требуется многозадачность, универсальность. Рассмотрим личные качества, которыми требуется обладать помощнику гендиректора:

  • Проактивность, работа на опережение.
  • Способность предвидеть дальнейшее развитие ситуации.
  • Предотвращение сложностей.
  • Универсальность.
  • Адаптация к быстроменяющейся обстановке.
  • Свободное владение одним или несколькими иностранными языками.
  • Способность работать с информационными потоками.
  • Умение соблюдать конфиденциальность.
  • Способность системного анализа ситуации.
  • Способность предложить сразу нескольких решений.
  • Владение ПК на среднем и высоком уровне.
  • Знание основ тайм-менеджмента.
  • Способность координировать деятельность нескольких сотрудников.
  • Дипломатичность.
  • Коммуникабельность, способность улаживать конфликты.
  • Оперативная работа с большими объемами информации.
  • Хорошая память.
  • Умение расставлять приоритеты.

Помощник должен быть грамотным, устойчивым к стрессам. Желательно знание сопутствующих специальностей (к примеру, знание основ юриспруденции).

Когда гендиректору требуется личный помощник?

Помощник нанимается в том случае, если на гендиректора возложен большой перечень обязанностей. Даже если руководитель справляется с имеющимися задачами, большая часть «текучки» может тормозить работу. Именно для работы с повседневными делами нанимается помощник. Как правило, эти сотрудники приглашаются в большие компании. Гендиректоры малых организаций в силах справиться со всей работой самостоятельно.

Ссылка на основную публикацию
Как легализовать доходы физических лиц
Минфин России предлагает ввести нaлoг для самозанятых граждан в размере 3-6%. Для его уплаты не нужно регистрироваться как ИП. Платить...
Как заполнить заявку на работу
Закон не предусматривает при устройстве на работу заявления по единому строго установленному образцу. Более того, законодательство вообще не предъявляет к...
Как заполнить исполнительный лист
Для получения в суде исполнительного листа необходимо подать заявление на выдачу исполнительного листа по представленному образцу. Исполнительный лист выдается судом...
Как легко уйти на больничный
Как взять больничный, не болея? У терапевта на приеме нужно быть готовым предъявить весомые основания для признания временной нетрудоспособности. И...
Adblock detector