Хронометраж рабочего времени бухгалтера образец

Хронометраж рабочего времени бухгалтера образец

Начальники отделов и директора компаний регулярно вынуждены оценивать, насколько загружены их подчиненные.

Во-первых, это необходимо для того, чтобы понять, справляются ли сотрудники со своей работой. Если не справляются, связано ли это с тем, что они не работают в полную силу или, наоборот, они не успевают выполнять все задачи, потому что в компании не хватает людей? Для ответа на этот вопрос и нужна оценка загруженности. А во-вторых, для того, чтобы обосновать перед вышестоящим руководством необходимость найма новых сотрудников или сокращения имеющихся.

Объем работы различных специалистов оценивается по-разному. Работа журналиста измеряется объемами и количеством текстов, объем работы учителя – часами и количеством учеников. Для оценки коэффициента полезного действия этих специалистов используются сроки сдачи и количество корректорских и редакторских правок – в случае с журналистом, результаты контрольных и проверочных работ – в случае с учителем. Но измерить объем работы и ее качество в других специальностях бывает значительно сложнее. Например, как определить объем работы и КПД бухгалтера?

За рубежом активно используется методика факторного нормирования, которая пока что не получила распространения в России. Но для начала стоит разобраться в самом понятии нормирования и его видах.

Нормирование – это определение норм трудозатрат для конкретных процессов или операций (то есть необходимого количества времени для одного сотрудника для получения единицы результата). Нормативами трудозатрат называется необходимое количество человеко-часов (или других единиц измерения) для получения единицы результата работы. Для начала нужно рассчитать текущие трудозатраты на предприятии или в отделе, затем сравнить их с заранее рассчитанными нормативами. От метода расчета этих нормативов и зависит тип нормирования, применяемый для разных компаний.

Очевидно, что любой производственный процесс может быть объектом нормирования. Но можно ли сделать таким объектом бухгалтерию? Для этого необходимо убедиться в том, что процесс бухучета не является уникальным. Он подразумевает наличие таких составляющих, как исполнители, входящая информация, правила и регламенты (законодательные и локальные), сложившаяся практика и результат на выходе (бухгалтерская отчетность).

Ранее в нашей стране пользовалось популярностью микроэлементное нормирование и хронометраж на производстве. Существовали целые тома нормативов для различных специальностей. Но с развитием автоматизации и изменением технологий такой метод перестал быть выгодным и удобным: нормы пришлось бы слишком часто менять, да и огромный штат нормировщиков с секундомером, которые будут замерять время каждого действия рабочего – это не то, к чему стремится современное производство. Кроме того, методы хронометража и микроэлементного нормирования подходят только для операций на производстве. А на сегодняшний день компаниям необходимо еще и нормирование бизнес-процессов.

Схожий с хронометражем метод фотографии рабочего дня подразумевает фиксацию всех действий сотрудника в течение дня, включая время отдыха. Такой метод также более актуален на производстве, а в случае интеллектуального труда поможет специалисту эффективнее управлять своим рабочим временем.

Более применимый к бизнес-процессам метод – бенчмаркинг. Это сравнение трудозатрат на конкретные процессы в различных отраслях. При этом отбираются наиболее успешные компании в каждой отрасли и их нормативы принимаются за идеал, к которому и следует стремиться. Такой метод довольно прост и не требует обрабатывать большое количество информации. Но он не учитывает специфику каждой компании в отрасли: объем бизнеса, структуру предприятия, организацию процессов и т.д.

Самым оптимальным методом для расчета нормативов для бизнес-процессов является факторное нормирование. Это метод, при использовании которого необходимую численность сотрудников рассчитывают с учетом факторов, влияющих на результат работы. Его и рассмотрим подробнее.

Для факторного нормирования необходимо разделить деятельность подразделения на процессы, по каждому из которых нужно оценить трудозатраты. Затем для каждого процесса надо выявить факторы, которые наиболее сильно влияют на трудозатраты, и с их учетом рассчитать нормативы.

Деятельность бухгалтерского отдела можно разделить на следующие процессы:

  • учет кассовых операций; учет расчетов по банковским операциям; учет расчетов с подотчетными лицами; учет расчетов с поставщиками и подрядчиками; учет реализации;
  • управленческая и корпоративная отчетность; учет долгосрочных инвестиций, основных средств и нематериальных активов; учет товарно-материальных запасов; учет финансовых вложений; учет финансирования и займов; подготовка налоговой отчетности; расчет заработной платы.

Необходимо определить, какие из этих участков затрагивает бухгалтерия. Далее нужно рассчитать трудозатраты по каждому процессу с учетом уровней квалификации задействованных бухгалтеров. Следующим шагом будет выявление факторов, которые наиболее влияют на трудозатраты. Например, в случае с таким процессом, как расчет заработной платы, этими факторами являются: количество начислений и удержаний; количество межрасчетов; количество расчетных листков.

В учете расчетов с поставщиками:

  • количество накладных;
  • среднее количество номенклатурных позиций в накладной.

После выделения процессов и определения факторов для каждого процесса нужно рассчитать норматив трудозатрат. Например, нормативом для расчета заработной платы будет считаться количество сотрудников (расчетных листков) в месяц на одного бухгалтера. А нормативом учета расчетов с поставщиками и подрядчиками может стать количество накладных в час на одного бухгалтера.

Читайте также:  Уборка мусора на строительной площадке снип

Пример расчетов нормативов

В компании 200 сотрудников и 3 склада.

Она занимается оптовой торговлей и работает с 62 поставщиками.

В месяц от каждого поставщика получается 10 поставок на каждый склад.

Счета каждому поставщику оплачиваются два раза в месяц.

Каждый из 1000 клиентов компании делает в среднем 10 покупок в месяц.

Кроме того, даны следующие нормативы:

  • учет расчетов с поставщиками на одного бухгалтера: 36 накладных в час;
  • учет расчетов с покупателями на одного бухгалтера: 40 накладных в час;
  • учет расчетов по банковским операциям на одного бухгалтера: 15 платежных поручений в час;
  • расчет заработной платы на одного бухгалтера: 1500 расчетных листков в месяц.

Достаточно ли будет такой компании двух бухгалтеров?

Учет расчетов с поставщиками:

62 поставщика х 10 поставок х 3 склада = 1860 накладных от поставщиков в месяц.

Производительность = 36 х 21 день х 8 часов = 6048 накладных от поставщиков в месяц

Необходимые ресурсы = 1860 : 6048 = 0,31 бухгалтера.

Учет расчетов с покупателями:

1 000 клиентов х 10 покупок = 10 000 заказов от покупателей в месяц.

Производительность = 40 х 21 х 8 = 6720 накладных покупателям в месяц.

Необходимые ресурсы = 10 000 : 6720 = 1,48 бухгалтера.

Работа с банком:

62 поставщика х 2 раза в месяц = 124 платежных поручения в месяц

Производительность = 15 х 21 х 8 = 2520 платежных поручений в месяц.

Необходимые ресурсы = 124 : 2520 = 0,05 бухгалтера.

Расчет заработной платы:

Необходимые ресурсы = 200 : 1500 = 0,13 бухгалтера.

Итого: 0,31 + 1,48 + 0,05 + 0,13 = 1,97 бухгалтера.

Следовательно, в нашем случае двух бухгалтеров будет достаточно для полноценной работы отдела

Включение компьютера, принтера, ксерокса

Компьютер, принтер, ксерокс

Запрос у планово-экономического отдела бюджета закупок, согласованного с финансовым отделом, на текущий квартал

Компьютер, телефонный аппарат, подключение к Интернету

Запрос у главного склада информации о наличии материалов

Компьютер, телефонный аппарат, подключение к Интернету

Определение наличия и потребности в материалах на текущий квартал

Компьютер, телефонный аппарат

Выход по личным надобностям, перекур

Составление ежемесячного плана закупок

Компьютер, принтер, телефонный аппарат

Составление ежемесячного плана закупок

Компьютер, принтер, телефонный аппарат

Выход по личным надобностям, перекур

Проведение маркетинговых исследований по изучению предложений от поставщиков, уровню цен, условий поставки согласно плану закупок

Компьютер, подключение к Интернету, телефонный аппарат

Прием и обработка документов, связанных с закупкой

Компьютер, принтер, подключение к Интернету, телефонный аппарат

Выход по личным надобностям, перекур

Окончательное согласование с поставщиком условий по ценам, дате отгрузки и способу доставки продукции на склад

Компьютер, подключение к Интернету, телефонный аппарат

Внесение справочной информации в базу данных о поставщиках

Компьютер, подключение к Интернету

Составление отчета о проделанной за день работе, выключение компьютера и другой аппаратуры

С фотографией рабочего дня ознакомлен: менеджер по закупкам Сергеев П. И.

__________/Сергеев П. И./

«___» _____________ _____ г.

Ответственный за проведение фотографии рабочего дня: менеджер по работе с персоналом Рябченко А. Р.

__________/Рябченко А. Р./

«___» _____________ _____ г.

Этап 3. Обработка результатов.

Расчет длительности элементов (заполнение колонки 3) ведется при обработке результатов.

На данном этапе также заполняют колонку 6, классифицируют каждый элемент. Для непроизводственного персонала компании «Камелия-Инвест» применяли следующую классификацию затрат рабочего времени:

ОВ — общее время работы (продолжительность рабочей смены);

ПЗ — организация рабочего места и заключительные работы (подготовка к выполнению задания, поддержанию средств производства в рабочем состоянии в течение смены);

ОП — оперативное время (время непосредственного выполнения заданий);

ОЛН — затраты времени на отдых и личные надобности;

НТД — нарушения правил трудовой дисциплины (опоздания, самовольные отлучки с рабочего места, преждевременный уход с работы и др.).

На основе полученных данных (табл. 1–3) создают баланс трудовой деятельности. В таблице 4 представлен баланс рабочего времени экономиста.

Таблица 4. Баланс рабочего времени экономиста

Классификатор рабочего времени

Общая продолжительность, мин.

Процент от общего времени наблюдения (К1), %

Общее время наблюдения, мин.

Организация рабочего места и заключительные работы

Оперативное время (время непосредственного выполнения заданий)

Затраты времени на отдых и личные надобности

Нарушения правил трудовой дисциплины

Графа «Общая продолжительность, мин.» табл. 4 заполнена исходя из данных табл. 1 следующим образом:

ПЗ = 10 + 15 = 25 (мин.);

ОП = 45 + 60 + 70 + 40 + 30 + 75 + 65 + 35 = 420 (мин.);

ОЛН = 10 + 60 + 10 = 80 (мин.);

НТД = 5 + 10 = 15 (мин.).

Расчет коэффициента К1, который показывает долю элемента затрат в общем времени наблюдения:

К1(ПЗ) = 25 / 540 × 100 % = 4,6 %;

К1(ОП) = 420 / 540 × 100 % = 77,8 %;

Читайте также:  Санпин норма площади на одно рабочее место

К1(ОЛН) = 80 / 540 × 100 % = 14,8 %;

К1(НТД) = 15 / 540 × 100 % = 2,8 %.

Рассмотрим баланс рабочего времени бухгалтера (табл. 5).

Таблица 5. Баланс рабочего времени бухгалтера

Классификатор рабочего времени

Общая продолжительность, мин.

Процент от общего времени наблюдения (К1), %

Общее время наблюдения, мин.

Организация рабочего места и заключительные работы

Оперативное время (время непосредственного выполнения заданий)

Затраты времени на отдых и личные надобности

Нарушения правил трудовой дисциплины

Заполнение графы «Общая продолжительность, мин.» на основании данных табл. 2:

ПЗ = 10 + 5 = 15 (мин.);

ОП = 15 + 20 + 105 + 80 + 75 + 15 + 15 + 45 + 50 + 25 = 445 (мин.);

ОЛН = 10 + 60 + 10 = 80 (мин.).

Нарушения правил трудовой дисциплины отсутствуют.

Расчет коэффициента К1, отражающего долю элемента затрат в общем времени наблюдения:

К1(ПЗ) = 15 / 540 × 100 % = 2,8 %;

К1(ОП) = 445 / 540 × 100 % = 82,4 %;

К1(ОЛН) = 80 / 540 × 100 % = 14,8 %.

Таблица 6 содержит данные по балансу рабочего времени менеджера по закупкам.

Таблица 6. Баланс рабочего времени менеджера по закупкам

Классификатор рабочего времени

Общая продолжительность, мин.

Процент от общего времени наблюдения (К1), %

Общее время наблюдения, мин.

Организация рабочего места и заключительные работы

Оперативное время (время непосредственного выполнения заданий)

Затраты времени на отдых и личные надобности

Нарушения правил трудовой дисциплины

Графа «Общая продолжительность, мин.» табл. 6 заполнена исходя из данных табл. 3:

ПЗ = 10 + 35 = 45 (мин.);

ОП = 5 + 15 + 150 + 50 + 30 + 80 + 45 + 15 + 15 = 405 (мин.);

ОЛН = 10 + 60 + 10 + 10 = 90 (мин.).

Нарушений правил трудовой дисциплины нет.

Расчет коэффициента К1:

К1(ПЗ) = 45 / 540 × 100 % = 8,3 %;

К1(ОП) = 405 / 540 × 100 % = 75 %;

К1(ОЛН) = 90 / 540 × 100 % = 16,7 %.

Этап 4. Анализ результатов и выработка решений (рекомендаций).

На основе данных, полученных в результате ФРД, делают выводы и разрабатывают рекомендации по устранению выявленных недостатков.

В нашем случае анализ фотографий рабочего дня экономиста, бухгалтера и менеджера Воронежского подразделения ООО «Камелия-Инвест» показал достаточно высокий уровень соблюдения трудовой дисциплины, так как нарушения либо отсутствуют, либо НТД имеет низкое значение (2,8 % от общего времени наблюдения у экономиста).

Перед началом наблюдения нужно определиться, что именно считать нарушением трудовой дисциплины. Ведь так называемые перекуры, чаепития в рабочее время, беседы с коллегами на посторонние темы и другие поглотители времени часто просто необходимы для поддержания нормальной обстановки в коллективе с моральной точки зрения.

Важная деталь: во избежание недоразумений по этому поводу рекомендуется правила внутреннего трудового распорядка изложить в письменной форме, согласовать с коллективом и профсоюзной организацией. Принимая на работу новых сотрудников, необходимо ознакомить их с этими правилами.

В ходе ФРД было выявлено, что менеджер по закупкам тратит около 30 мин. каждый день на составление отчета о проделанной за день работе. Руководство компании «Камелия-Инвест» посчитало, что это значительные затраты времени, и приняло решение упростить формы внутрифирменной отчетности как менеджеров по закупкам, так и других сотрудников.

Формы отчетности, их содержание и периодичность следует пересматривать периодически в любом случае, так как в современной быстро меняющейся среде ведения бизнеса любая информация быстро теряют свою актуальность.

По результатам проведения ФРД было принято решение о внесении в штатное расписание Воронежского подразделения ООО «Камелия-Инвест» ставки оператора компьютерного набора для делегирования ему следующих функций: ксерокопирование и сканирование документов, отправка и приемка электронной почты, архивирование документов, составление простых отчетов и текстовых документов. Это позволило разгрузить квалифицированные кадры (бухгалтеров, экономистов и менеджеров).

В любом случае проще найти человека, владеющего навыками общения с компьютером и другой офисной техникой, чем грамотного экономиста, ответственного бухгалтера и опытного менеджера. Да и с точки зрения оплаты труда такой вариант наиболее оптимален.

Эффективность работы любого подразделения во многом зависит от его обеспеченности современным высокоскоростным оборудованием (высокоскоростными компьютерами, способными работать с большими массивами данных) и средствами связи. Возможно, по результатам проведения ФРД в некоторых случаях будет оправданной закупка такого оборудования, ведь от оперативности и достоверности получаемых данных зависит эффективность работы компании.

Также ФРД дает возможность рассмотреть использование одного и того же оборудования (сканирующие устройства, широкоформатные печатные устройства, цветные принтеры) несколькими сотрудниками/подразделениями без ущерба для результативности их работы. Такое оборудование используется, как правило, эпизодически, для выполнения разовых задач.

Результаты ФРД можно использовать для решения вопроса о продвижении по службе, для аттестации, награждения и т. д.

Фотографию рабочего дня можно проводить силами самой компании (более экономичный вариант) либо доверить специализирующейся на этом фирме (результат исследования получится более достоверный).

Персонал, организационная система, методы работы, стиль управления компании достаточно легко поддаются воздействию со стороны предприятия, управляемы и в то же время оказывают существенное влияние на совокупный показатель производительности. Именно поэтому повышению эффективности труда следует уделять большое внимание, и ФРД в данном вопросе является одним из самых удобных и рациональных методов изучения затрат и потерь рабочего времени.

Читайте также:  Связано с производственной необходимостью

Интересные статьи:

Лучший способ организовать время Используя специальную компьютерную программу, IT-компания Draugiem Group провела исследование продуктивности сотрудников.…

Понятие шестидневной рабочей недели, законодательная база В главе 16 Трудового кодекса РФ предусматривается установление режима…

Онлайн журнал для бухгалтера Для чего нужен табель учёта рабочего времени Табель учёта рабочего времени,…

Основные показатели формулы расчета Рассмотрим основные показатели расчета по отдельности. Календарный В первую очередь календарный…

Расчет баланса рабочего времени Допустим, предприятие уже существует. Есть штатное расписание, график отпусков, табель учета…

Все предприятия, организации, индивидуальные предприниматели и иные хозяйствующие субъекты при ведении хозяйственно-производственной деятельности преследуют цель – это максимальное извлечение прибыли. Читайте также статью ⇒ Форма 0504421 табель учета рабочего времени.

Прибыль это конечный продукт жизнедеятельности организации. На пути достижения этого результата затрачивается немало материальных и производственных ресурсов. Одним из таких материальных ресурсов является физическая сила людей, человеческий фактор. Чем эффективнее и с максимальной пользой используется этот фактор, тем выше производительность труда, тем выше получаемая прибыль. Поэтому каждый руководитель стремится с максимальной отдачей использовать указанный показатель в своей деятельности. Что же это значит?

По статистике почти каждый сотрудник организации эффективно трудится на своем рабочем месте порядка 30% рабочего времени. Остальное рабочее время он проводит без какой-либо пользы для деятельности организации. Для устранения указанного пробела используется хронометраж рабочего времени сотрудника. Это своего рода запись рабочего дня на бумагу, где поминутно отражается каждая операция (действия), производимые этим сотрудником за день.

Пример 1. Захарова Р.И. работает кассиром. В день она оформляет десять приходных и десять расходных операций по кассе. Заполняет книгу кассира- операциониста и сдает наличные денежные средства в банк на расчетный счет организации.

Хронометраж рабочего дня кассира выглядит следующим образом:

  1. Начало смены. Включение кассового аппарата, пересчет денежной

наличности в кассе –10 минут

2.Оформление приходных и расходных операций по кассе – 40 операций.

На одну операцию затрачивается в среднем 3 минуты.

Итого затраченного времени: 1 час 20 минут.

  1. Снятие кассы за смену – 5 минут
  2. Оформление кассовой книги- 30 минут
  3. Оформление книги кассира-операциониста – 8 минут
  4. Закрытие смены. Выключение кассового аппарата, пересчет денежной

наличности в кассе –10 минут

  1. Сдача наличных денежных средств в банк – 1 час

Итого в день в нашем примере кассир затрачивает в среднем на оформление операций по кассе 3 часа 23 минуты. Это 42,3 % рабочего времени.

На практике бывают ситуации, когда работник сам изъявляет желание произвести хронометраж своего рабочего времени. Для того, чтобы показать и доказать руководству, что он чрезмерно перезагружен выполняемыми операциями за день.

Пример 2. Иванова З.И. работает в организации бухгалтером. В ее должностные обязанности входит учет с поставщиками продукции (работ и услуг), учет с покупателями и заказчиками, ведение расчетного счета и разноска по нему. В среднем в день Иванова З.И. проводит следующие операции:

  1. Отгрузка продукции покупателям – 35 операций.

На одну операцию затрачивается 3 минуты.

Итого затрачиваемого времени: 1 час 45 минут

  1. Оформление почтового конверта на отправку покупателям- 35 операций

1 операция – 3 минуты

Итого: 1 час 45 минут

  1. Вносятся в программу новые покупатели – 6 операций.

1 операция-3 минуты.

Итого: 18 минут

  1. Приобретается продукция (товары, услуги) у поставщиков -15 операций

1 операция – 3,53 минуты

Итого: 53 минуты

  1. Оформление почтового конверта на отправку поставщикам- 35 операций

1 операция – 3 минуты

Итого: 1 час 45 минут

  1. Вносятся в программу новые поставщики – 6 операций

1 операция – 3 минуты

Итого: 18 минут

  1. Вносятся новые позиции по товарам – 15 операций

1 операция – 3 минуты

Итого: 45 минут

  1. Разноска по выпискам из банка- 45 операций

1 операция – 2 минуты

Итого: 1 час 30 минут

  1. Составление акта сверок с поставщиками и покупателями – 5 операций

1 операция – 2 минуты

Итого: 10 минут

  1. Телефонный обзвон должников организации – 6 человек

1 операция – 8 минут

Итого: 48 минут

Итого в день бухгалтер затрачивает в среднем на выполнение должностных обязанностей 9 часов 57 минут. Это более 100 % рабочего времени.

Хронометраж рабочего времени сотрудника позволяет выявить пробелы, недочеты, бесполезное время и оптимизировать его рабочее время. Позволяет правильно распределять нагрузку по сотрудникам. Позволяет выявить операции (действия), которые требуют большего количества времени, которые в дальнейшем можно автоматизировать, рационализировать и минимизировать потери при совершении той или иной операции. Вот почему очень важно производить хронометраж рабочего времени сотрудника.

Ссылка на основную публикацию
Ходатайство о соединении уголовных дел
1. В одном производстве могут быть соединены уголовные дела в отношении: 1) нескольких лиц, совершивших одно или несколько преступлений в...
Узнать кадастровую стоимость жилья по адресу бесплатно
Узнай всё про недвижимостьот 10 минут! Онлайн - сервис для получения информации об объектах недвижимости из Росреестра Что такое кадастровая...
Узнать кадастровую стоимость квартиры в 2018 году
Узнай всё про недвижимостьот 10 минут! Онлайн - сервис для получения информации об объектах недвижимости из Росреестра Что такое кадастровая...
Ходатайство об устранении недостатков в исковом заявлении
Если иск оставлен без движения, в суд дополнительно направляется заявление об исправлении недостатков иска. Такая ситуация может возникнуть и при...
Adblock detector