Главный бухгалтер уходит в отпуск

Главный бухгалтер уходит в отпуск

Как оформить отпуск для главбуха, если в штате организации есть его заместитель?

В этом случае все обстоит более чем просто: при приеме человека на должность заместителя прямо в его трудовом договоре прописывается замещение главбуха и исполнение его обязанностей во время отпуска последнего, его болезни и в связи другими обстоятельствами. Как правило, заместителя главбуха, числящегося в штате, прописывают также в банковской карточке (с правом подписи) и соответствующей должностной инструкцией. Доплачивать ему за дополнительную нагрузку во время замещения в этом случае также не надо, что весьма выгодно для организации.

Главбух в отпуске, генеральный — на хозяйстве

Однако далеко не каждое юрлицо обладает такими организационными и финансовыми возможностями, чтобы держать в штате зама главного бухгалтера. Как правило, у абсолютного большинства организаций всего две руководящие должности: гендир и главбух. И если последний отдыхает, то генеральному в это время практически «автоматом» приходится исполнять еще и его обязанности. Оформляется это приказом примерно следующего содержания (образец права подписи за главного бухгалтера во время отпуска директору):

Правильное оформление «временного» главного бухгалтера

Чаще всего на практике исполнение обязанностей отдыхающего главбуха другим работником оформляется следующим образом. Приведем образец приказа на замещение главного бухгалтера на время отпуска.

Имеется два основных способа оформления исполняющего обязанности:

Последний оформляется приказом по унифицированной форме Т-5, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», и трудностей, в общем, не вызывает. Временный перевод подразумевает полное освобождение работника от своих основных обязанностей на время замещения главного бухгалтера, и этим не вполне удобен, поскольку для выполнения работы замещающего сотрудника придется искать другого человека. При выполнении обязанностей главбуха замещающий сотрудник получает его оклад за время замещения.

А вот на совмещении хотелось бы остановиться чуть подробнее, поскольку именно так чаще всего оформляется замещение главбуха. Во-первых, нельзя забывать, что согласно ст. 60.2 Трудового кодекса Российской Федерации подобное совмещение на время отпуска должно оплачиваться (в размере и порядке, согласованном сторонами заранее). В приказе о совмещении на время отпуска обязательно нужно указать содержание дополнительной работы, срок выполнения обязанностей, а также, само собой, размер доплаты за их исполнение в качестве дополнительных к собственным должностным обязанностям работника-совместителя.

Наконец, крайне желательно, чтобы отдельно была прописана передача права подписи на время отпуска главного бухгалтера в фондах, налоговых органах и т.д., и это право подтверждалось соответствующей доверенностью, выданной по правилам статьи 185 Гражданского кодекса РФ.

Некоторые работодатели предпочитают заключать дополнительное соглашение к трудовому договору работника на период замещения, и тогда в качестве основания для издания приказа указывается не решение гендиректора, а номер и дата допсоглашения с работником. Такое дополнительное соглашение может выглядеть следующим образом:

Важно также помнить, что замещающий работник имеет право до истечения срока сомещения отказаться от дополнительной нагрузки (например, если не справляется с работой), равно как и руководитель может раньше срока отменить совмещение. Но стороны обязаны предупредить об этом письменно не позднее чем за 3 рабочих дня.

Доплата за совмещение является частью заработной платы, учитывается в расходах на оплату труда и облагается НДФЛ и всеми взносами.

Главному бухгалтеру организации, как и любому работнику, полагаются различные отпуска (например, ежегодный, за свой счет или отпуск по уходу за ребенком). Соответственно, главбух может отсутствовать на работе длительное время. Кто вправе подписывать за него документы в этот период? Можно ли передать все полномочия руководителю? Допускается ли отзыв главбуха из отпуска? Ответы на эти и другие вопросы — в нашей сегодняшней статье.

Вводная информация

Для начала отметим, что отпуск главного бухгалтера оформляется по тем же правилам, которые установлены для обычных работников. Какого-либо специального порядка ухода главбуха в отпуск законодательство РФ не содержит. Так, например, нет прямого требования о том, чтобы главбух на период отсутствия передал свои полномочия другим лицам.

Вместе с тем, как известно, бухгалтерский учет нужно вести непрерывно. Это требование пункта 3 статьи 6 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ). «Приостановить» ведение бухучета на время отпуска главного бухгалтера нельзя.

Также в процессе деятельности организации создаются документы, на которых требуется поставить подпись главбуха. Например, в пункте 6 статьи 169 НК РФ сказано, что счет-фактура должен быть подписан, в том числе, главным бухгалтером. Кто вправе поставить свою подпись вместо подписи главбуха, находящегося в отпуске? Давайте разбираться.

Если у главбуха есть заместитель

Если в штате компании числится заместитель главбуха, то во время отсутствия последнего на всех документах за него может расписываться заместитель. В трудовом договоре с заместителем следует прописать его обязанности по замещению главбуха на время отпуска.

Если же заместителей несколько (такое встречается в крупных фирмах), то руководитель компании должен издать приказ, в котором будет указано, кому именно поручается исполнять обязанности главбуха. Можно также распределить полномочия между несколькими заместителями.

Заметим, что на практике заместители чаще всего не получают доплату за время замещения главного бухгалтера. Это объясняется тем, что необходимость выполнения обязанностей временно отсутствующего главбуха учитывается еще на этапе установления должностных окладов его заместителей.

Если у главбуха нет заместителя

Если в штатном расписании компании не предусмотрена должность заместителя главбуха, то возможно несколько вариантов передачи его полномочий на период отпуска. Рассмотрим некоторые их них.

Совмещение

На время отпуска главного бухгалтера выполнение его обязанностей можно поручить другому работнику в порядке совмещения должностей.

Напомним, что под совмещением понимается выполнение работником с его письменного согласия дополнительной работы по другой профессии (должности) наряду со своей основной работой у одного и того же работодателя (ст. 60.2 ТК РФ).

Читайте также:  Внесение изменений в административный протокол коап рф

Сотрудником, который совмещает свою работу и работу главбуха, может стать, например, «простой» бухгалтер или финансовый директор. За совмещение полагается доплата (ст. 151 ТК РФ).

Документально совмещение оформляется следующим образом. С работником заключается дополнительное соглашение к трудовому договору. В допсоглашении указываются:

  • работа (должность), которая будет выполняться дополнительно, ее содержание и объем;
  • срок, в течение которого будет выполняться дополнительная работа;
  • размер доплаты.

Также руководитель должен издать приказ о совмещении профессий (должностей), который возложит на сотрудника соответствующие обязанности. В приказе может быть такая формулировка: «Возложить на Петрову Н.И. (с ее согласия) исполнение обязанностей главного бухгалтера в порядке совмещения должностей с 25 мая 2015 года на период ежегодного оплачиваемого отпуска главного бухгалтера Бастрыкиной И.С.».

Временный перевод

Совмещение профессий подходит для ситуации, когда главный бухгалтер находится в отпуске непродолжительное время. Однако на время длительного отсутствия главбуха (например, отпуска по уходу за ребенком) лучше рассмотреть вопрос о временном переводе на его должность другого работника (с сохранением за главбухом места работы).

Отметим, что временный перевод не подразумевает совмещения обязанностей, установленных для разных должностей. То есть работник, переведенный на должность главбуха, должен быть полностью освобожден от иной работы (в отличие от совмещения). Соответственно, и получать он должен такую же заработную плату, как главный бухгалтер.

Что касается документов, которыми оформляется временный перевод, то их, как и в предыдущем случае, два: дополнительное соглашение к трудовому договору и приказ о временном переводе.

Срочный трудовой договор

На период исполнения обязанностей отсутствующего главбуха, работодатель вправе заключить срочный трудовой договор с работником «со стороны» (ст. 59 ТК РФ). При этом необходимо соблюсти все нормы Трудового кодекса, регламентирующие прием на работу нового сотрудника и его последующее увольнение. То есть, на наш взгляд, этот вариант тоже стоит рассматривать, если речь идет о длительном отсутствии главного бухгалтера.

Обратите внимание: в общем случае законодательство РФ не предъявляет специальных требований к лицам, которые ведут бухгалтерский учет. Однако в некоторые компании принять на должность главного бухгалтера можно только человека, имеющего высшее образование и специальный стаж работы. В частности, это касается ОАО (за исключением банков, для главбухов которых существуют отдельные критерии) и страховых организаций (ч. 4 ст. 7 Закона № 402-ФЗ о бухучете). В данной норме уточняется, что специальные требования предъявляются также к «иным должностным лицам, на которых возлагается ведение бухгалтерского учета». Это значит, что поручить ведение бухучета в указанных выше организациях (пусть даже временно), можно только лицам, отвечающим указанным критериям.

Подписание счетов-фактур за главного бухгалтера

Теперь поговорим подробнее об обязанностях и полномочиях, которые передаются лицу, замещающему отсутствующего главбуха.

Напомним, что в Федеральном законе от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (утратил силу с 1 января 2013 года) прямо указывалось, что без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (ст. 7 данного Закона). В действующем Законе № 402-ФЗ о бухучете про обязательность подписи главного бухгалтера на таких официальных бумагах ничего не сказано. Несмотря на это, подпись главного бухгалтера, по-прежнему, остается обязательным реквизитом многих документов.

Так, например, в пункте 6 статьи 169 НК РФ сказано, что бумажный счет-фактура должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером организации. Вместе с тем, в данной норме уточняется, что счет-фактуру могут подписать и «иные лица, уполномоченные на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации». Это значит, что на время отпуска главбуха право подписания счетов-фактур от его имени можно передать другим уполномоченным лицам. Таким уполномоченным лицом может стать и сам руководитель организации. Но только в том случае, если он исполняет обязанности главного бухгалтера (см. «В каком случае директор может подписать счет-фактуру за главбуха»). Если руководитель будет исполнять обязанности главбуха (в том числе подписывать от имени главбуха счета-фактуры), то за это, как мы уже сказали, ему полагается доплата.

Напомним, что счет-фактура, составленный в электронной форме, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации либо иных уполномоченных лиц
(абз. 2 п. 6 ст. 169 НК РФ). При этом в электронном счете-фактуре показатель «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» не формируется (п. 8 Правил заполнения счета-фактуры, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.11 № 1137). Это значит, что в компаниях, которые перешли на электронный документооборот, в случае отсутствия главбуха не придется возлагать на директора или иное лицо обязанность подписывать счета-фактуры от имени главбуха, и не потребуется начислять такому лицу доплату. Можно будет продолжить использовать электронную подпись руководителя.

В каком случае потребуется доверенность

В Едином госрестре юрлиц имеется запись о лице, которое вправе действовать от имени организации без доверенности (подп. «л» п. 1 ст. 5 Федеральный закон от 08.08.01 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»). Как правило, таким лицом является руководитель. Ему не нужна доверенность на то, чтобы представлять документы в различные государственные органы или получать их.

Иному лицу, которое в период отпуска главбуха будет сдавать или получать документы из госорганов, понадобится доверенность на совершение таких действий. Одного лишь приказа об исполнении обязанностей главбуха будет недостаточно, поскольку такой приказ — это внутренний документ компании.

Налоговые проверки и представление документов

В период отпуска главного бухгалтера возможна выездная налоговая проверка организации. Она проводится на основании решения руководителя налоговой инспекции, и переносить ее из-за отпуска главбуха не будут (п. 1 ст. 89 НК РФ). Однако налоговики могут продлить выездную проверку, если по причине отсутствия главбуха компания не сможет представить требуемые документы (подп. 5 п. 4 приложения № 2 к приказу ФНС России от 25.12.06 № САЭ-3-06/892@).

Читайте также:  Как банки рассчитывают ипотеку

Также организация может просить увеличить срок представления документов в рамках камеральной проверки (абз. 2 п. 3 ст. 93 НК РФ).

Кроме того, как известно, налоговики вправе истребовать документы и сведения о деятельности налогоплательщика у его контрагентов или иных лиц (п. 1 ст. 93.1 НК РФ). Это значит, что в организацию может поступить, например, требование представить документы о конкретной сделке с контрагентом. В период отсутствия главбуха можно ходатайствовать о продлении срока направления таких документов (п. 5 ст. 93.1 НК РФ).

Отметим еще один важный момент. Он касается налогоплательщиков, которые обязаны отчитываться через интернет (например, работодатели, у которых трудится более 100 человек, или плательщики НДС). Такие налогоплательщики должны и принимать документы от налогового органа, в том числе требование о представлении документов, в электронной форме (п. 5.1 ст. 23 НК РФ). Квитанцию о приеме нужно выслать налоговикам в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи через оператора ЭДО не позднее шести дней со дня отправки документов инспекцией. Если такую квитанцию не направить, то инспекция вправе приостановить операции по банковским счетам, а также переводы электронных денежных средств («Что изменится в 2015 году: налоги, страховые взносы, МРОТ, пособия и отчетность»). Таким образом, на время отпуска главного бухгалтера следует определить лицо, которое будет отвечать за передачу в инспекцию такого рода обязательных документов (см. «Электронную квитанцию о приеме электронных документов из налогового органа можно отправить через законного или уполномоченного представителя организации»).

Можно ли отозвать главбуха из отпуска?

В статье 125 Трудового кодекса установлено, что отозвать сотрудника из отпуска можно только с его согласия. Данное положение в полной мере распространяется и на главного бухгалтера. Без его согласия отзыв из ежегодного отпуска не допускается.

Приходите к нам

E-mail: Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.

Мы в соцсетях: FaceBook; VK

    Вы здесь:

  1. Главная

Главбух в отпуске, а тут — требование из налоговой

Главбух уходит в отпуск. А что будет, если в это время налоговики вдруг придут с проверкой, потребуют подать пояснения или внести исправления в декларацию либо представить документы для «встречки»? Вопросы особенно актуальны, если компания небольшая, где бухгалтер в штате единственный. Проинструктируйте сотрудников, что им делать в такой ситуации.

Главбух в отпуске: как подстраховаться при запросах ИФНС

Что могут попросить налоговики

Главный бухгалтер, как и любой другой сотрудник, имеет право на ежегодный отпуск статьи 21, 114 ТК РФ. Но на практике часто бывает так, что в отпуск он может уйти только после сдачи всей отчетности, начисления и выплаты зарплаты сотрудникам. Да еще и директор требует быть на связи весь отпуск. И это неудивительно. Ведь жизнь компании на время отпуска главбуха не останавливается.

Например, в отсутствие главбуха налоговики могут потребовать у компании пояснения или документы. Когда это может произойти, показано в таблице.

Что и когда может потребоваться

В какой срок нужно представить

Пояснения в рамках камеральной проверки декларации (расчета), если в ней выявлены противоречия или ошибки либо заявлены налоговые льготы

5 рабочих дней со дня получения требования о представлении пояснений пп. 3, 6 ст. 88 НК РФ

Документы, подтверждающие заявленные в декларации налоговые льготы или НДС-вычеты, если налог подлежит возмещению

10 рабочих дней со дня получения требования о представлении документов пп. 6, 8 ст. 88, п. 3 ст. 93 НК РФ

Документы в рамках выездной проверки самой компании

10 рабочих дней со дня получения требования о представлении документовп. 3 ст. 93 НК РФ

Документы или информация о деятельности контрагента в связи с проводимой у него налоговой проверкой

5 рабочих дней со дня получения требования о представлении документов п. 5 ст. 93.1 НК РФ

Документы или информация по конкретной сделке с контрагентом (могут быть запрошены и вне рамок налоговой проверки контрагента п. 2 ст. 93.1 НК РФ)

5 рабочих дней со дня получения требования о представлении документов п. 5 ст. 93.1 НК РФ

Узнать об этих мероприятиях налоговиков заранее невозможно. Бухгалтер может только предполагать, будут ли запрошены пояснения/документы в рамках камеральной проверки недавно сданной декларации.

Непредставление или несвоевременное представление пояснений и (или) документов чревато штрафами статьи 126, 129.1 НК РФ и доначислениями по результатам проверки. А если компания отчитывается по ТКС, то за не отправленную в установленный срок квитанцию о приеме документа из ИФНС налоговики могут заблокировать расчетный счет компании подп. 1.1 п. 3 ст. 76 НК РФ. Так что почту бухгалтерской программы нужно проверять ежедневно.

Совет

Если электронный документооборот полностью в вашей зоне ответственности, обязательно проинструктируйте сотрудников, как получать уведомления/требования из налоговой и как отправлять квитанции о приеме документов. Обратите их внимание на то, что срок на представление пояснений/документов отсчитывается с даты отправки квитанции. А выслать ее компания должна в течение 6 рабочих дней со дня отправки документа инспекцией п. 5.1 ст. 23 НК РФ. То есть если требование о представлении пояснений отправлено ИФНС 03.04.2017, крайний срок для отправки квитанции — 11.04.2017.

Можно ли отсрочить подачу пояснений

Если налоговики нашли (считают, что нашли) ошибки или противоречия в декларации, то они направят компании требование о представлении пояснений приложение № 1 к Приказу ФНС от 08.05.2015 № ММВ-7-2/189@ (далее — Приказ ФНС). В документе будет предложено представить пояснения в течение 5 рабочих дней или внести исправления, как правило, в тот же срок.

Отсрочить представление пояснений по закону нельзя. Поэтому главному бухгалтеру, которого на время отпуска никто не замещает, действительно лучше оставаться на связи даже на отдыхе, чтобы была возможность подготовить текст пояснений и отправить его коллегам.

Читайте также:  Зачем нужен нотариус при покупке квартиры

Если есть подозрения, что в декларации в самом деле могла быть допущена ошибка, то можно написать в пояснениях, что вопрос подачи уточненной декларации будет рассмотрен по возвращении главбуха из отпуска. Это позволит избежать штрафа за непредставление пояснений ст. 129.1 НК РФ, и, возможно, налоговики подождут с доначислениями до окончания срока камералки (3 месяца со дня подачи декларации п. 2 ст. 88 НК РФ).

Напомним, что по общему правилу представление пояснений с приложенными к ним первичкой, выписками из регистров бухгалтерского или налогового учета — право, а не обязанность компании п. 4 ст. 88 НК РФ. И конечно, без ведома главного бухгалтера лучше никаких документов налоговикам не передавать.

Как отсрочить представление документов

Если без главбуха ответить на требование никто не может, то нужно ходатайствовать о продлении срока представления документов. До недавнего времени такое ходатайство можно было направить в произвольном виде (например, направить по ТКС заранее подготовленный главбухом скан-образ ходатайства). Но с 15.04.2017 действуют утвержденные форма и формат передачи уведомления о невозможности представления в установленные сроки документов (информации) приложение № 1 к Приказу ФНС от 25.01.2017 № ММВ-7-2/34@.

Направить уведомление в налоговую нужно не позднее следующего рабочего дня со дня получения требования независимо от того, истребованы документы в связи с проверкой самой компании или контрагента. Иногда считают, что попросить об отсрочке, если документы потребовали в ходе «встречки», можно в течение 5 рабочих дней. Но это мнение ошибочно п. 3 ст. 93, п. 5 ст. 93.1 НК РФ.

  • причины, по которым компания не может представить документы в указанный в требовании срок. Например, ФНС в качестве такой причины называла необходимость получения документов из централизованного хранилища организации (Письмо ФНС от 02.12.2016 № ЕД-4-2/23040@). Поэтому, если, помимо отпуска главбуха, у вас есть другие поводы просить отсрочку, лучше приведите их тоже;
  • срок, в который документы будут представлены.

Совет

Заполнить и передать уведомление в электронном виде по ТКС замещающие коллеги должны самостоятельно. Бухгалтер может оставить им образец заполнения уведомления. И отсканированные приказ об отпуске и график отпусков — эти документы нужно направить вместе с уведомлением (они убедят налоговиков, что бухгалтер действительно находится в отпуске). Если же компания отчитывается не по ТКС, бухгалтер может оставить в бумажном виде уведомление в двух экземплярах и документы.

Приведем образец уведомления в следующей ситуации.

В связи с выездной проверкой одного из поставщиков у ООО «Пример» потребовали первичные документы и счета-фактуры за 2014—2016 гг. Компания 18.05.2018 получила по ТКС требование о представлении документов и 24.05.2018 направила в инспекцию квитанцию о приеме документа. Поскольку при получении требования в электронном виде срок на представление документов отсчитывается со дня отправки налоговикам квитанции, представить документы ООО «Пример» должно не позднее 02.05.2018. Однако единственный бухгалтер компании находится в отпуске с 17.04.2018 по 05.05.2018. Организация решила попросить об отсрочке и 25.04.2018 направила в инспекцию уведомление.

В течение 2 рабочих дней со дня получения уведомления инспекция должна принять решение о продлении срока представления документов или об отказе в продлении срока п. 3 ст. 93, п. 5 ст. 93.1 НК РФ; приложение № 16 к Приказу ФНС. Копию решения налоговики обязаны вам направить подп. 9 п. 1 ст. 32 НК РФ.

Отметим, что НК РФ не устанавливает ограничений по сроку продления Письмо Минфина от 18.12.2015 № 03-02-08/74563. Но конечно, налоговики при решении вопроса о продлении срока будут исходить не из ваших интересов, а из времени, оставшегося до конца проверки. Если выездную проверку инспекторы могут приостановить или продлить, в том числе в случае, когда вы не представите документы вовремя, то увеличить срок камеральной проверки невозможно п. 2 ст. 88, пп. 6, 9 ст. 89 НК РФ; подп. 5 п. 2 приложения № 4 к Приказу ФНС.

Если назначена выездная проверка

Как правило, первое, что делают налоговики после вручения решения о проведении выездной проверки, — запрашивают документы. Нередко решение о проведении ВНП и требование о представлении документов вручаются одновременно.

Компания может попросить об отсрочке. Если инспекторы откажут в продлении срока представления документов, возможно, придется вызывать главбуха из отпуска. Ведь в этом случае налоговики смогут не только оштрафовать компанию на 200 руб. за каждый непредставленный документ п. 1 ст. 126 НК РФ. При непредставлении в установленный срок документов, необходимых для выездной проверки, у налоговиков появится повод произвести выемку п. 4 ст. 93 НК РФ. А бывает, что документы изымают и после продления срока, если компания все равно не представила их в требуемом объеме Постановление 19 ААС от 21.04.2015 № А48-4540/2014.

Если дело дойдет до выемки, помните: налоговики вправе изъять только те документы, которые названы в требовании, и только после истечения срока, установленного для их добровольного представления Постановление 19 ААС от 30.01.2017 № 19АП-8079/2016.

Если компанию оштрафуют, то любые ее действия, говорящие о том, что она добросовестно пыталась выполнить требования ИФНС, могут быть учтены как смягчающие обстоятельства вышестоящим налоговым органом или судом. Тогда штраф будет снижен п. 3 ст. 114 НК РФ. Например, как смягчающее обстоятельство вполне может рассматриваться своевременное направление уведомления с просьбой о продлении срока представления документов по требованию ИФНС.

Если не хотите сталкиваться с подобными проблемами, просто позвоните нам Тел.: 8 (4742) 506-000, и мы более подробно расскажем, как наше бухгалтерское сопровождение фирмы исключает подобные случаи.

Ссылка на основную публикацию
Генеральная доверенность на авто с правом продажи
Генеральная доверенность на автомобиль с правом продажи представляет собой документ, который должен быть составлен собственником автомобиля. Составлять эту бумагу необходимо...
Где можно сделать флюорографию ребенку
Первый раз с флюорографией человек сталкивается, чаще всего, в подростковом возрасте. Именно тогда к школе приезжает специальная машина, и все...
Где можно составить договор дарения квартиры
Земельные вопросы Юрист по земельным вопросам Выкуп земли в собственность Регистрация права собственности на землю Приватизация земельного участка Земельный спор...
Генеральная доверенность на представление в суде
Доверитель имеет право оформить отдельную доверенность с целью организации представления его личных интересов при рассмотрении гражданских дел в судебных органах...
Adblock detector