Чем отличается уведомление от извещения

Чем отличается уведомление от извещения

Оповещения и уведомления позволяют повысить уровень информированности пользователя о доставке входящей и исходящей почты.

Механизм оповещений предназначен для оперативного информирования абонента о новых поступлениях в его почтовый ящик. Оповещение может осуществляться следующими действиями или их комбинациями:

выдачей сообщения на экран;

подачей звукового сигнала;

отправкой сообщения по электронной почте.

Конкретный состав действий и возможности их комбинации зависят от почтового клиента.

В последнее время стали появляться функциональные надстройки над клиентскими программами электронной почты, позволяющие направлять оповещения на мобильные телефоны посредством механизма SMS (Short Message Service, служба коротких сообщений).

Механизм уведомлений обеспечивает пользователю возможность получать информацию о доставке исходящих сообщений. Наиболее часто реализуются два типа уведомлений:

1. Уведомления о доставке (Delivery Status Notification, DSN). Почтовый клиент может позволять пользователю установить требование уведомления о доставке сообщения в почтовый ящик получателя. В случае, если сервер, на котором расположен почтовый ящик, поддерживает функцию генерации таких уведомлений, то отправитель сообщения будет информирован о факте доставки.

2. Уведомления о действиях с сообщением , которые совершил получатель (Message Disposition Notification, MDN). Ряд почтовых клиентов позволяют указывать необходимость уведомления отправителя о тех действиях, которые совершил получатель сообщения. Технически это реализуется путем помещения дополнительной информации в заголовок сообщения (Поле " Disposition-Notification-To ").

Пожалуй, самым известным типом таких уведомлений является "уведомление о прочтении", генерируемое после отображения сообщения на экране почтовым клиентом получателя. Кроме того, отправитель может уведомляться о печати сообщения, об удалении без прочтения и т.п. Конкретный состав возможных уведомлений определяется почтовым клиентом.

Уведомления генерируются клиентом получателя (в случае, если клиент поддерживает эту функцию) при обнаружении соответствующего требования в заголовке полученного сообщения. Наиболее развитые клиенты позволяют выбрать режим обработки уведомлений. Обычно в качестве альтернатив выбора используются три варианта:

автоматическая отправка уведомлений;

автоматическое игнорирование требований, при этом уведомления не отправляются;

предоставление в каждом конкретном случае пользователю возможности выбора между отправкой уведомления и игнорированием требования.

По состоянию на: 28.04.2010
Журнал: Справочник кадровика
Год: 2010
Автор: Андреева Валентина Ивановна
Тема: По инициативе работодателя, По иным основаниям, Временный перевод на другую работу, Постоянный перевод на другую работу, Изменение условий трудового договора, Оплата труда
Рубрика: Кадровое делопроизводство

Нередко у сотрудников отдела кадров возникает необходимость предоставить информацию как работникам компании, так и третьим лицам. Причем в большинстве случаев желательно иметь возможность подтвердить, что обязанность по предоставлению информации выполнена. Помочь в этом может документ — уведомление. Несмотря на то, что его создание трудовым законодательством не предусмотрено, кадровикам этот документ хорошо знаком. Давайте рассмотрим, в каких ситуациях целесообразно создавать уведомление и каковы основные правила его оформления.

Что такое уведомление, закон прямо не объясняет. Между тем в отдельных случаях представителю работодателя предписывается направить уведомление о чем-либо определенным лицам или получить такое уведомление.

КОГДА СОЗДАЕМ УВЕДОМЛЕНИЕ?

Основной вопрос, который возникает у работников кадровой службы: в каких ситуациях необходимо письменно уведомлять работников или других лиц, а когда достаточно их информировать устно?

Словарь кадровика

Уведомить – то же, что известить. Известить – сообщить кому-нибудь, довести что-нибудь до чьего-нибудь сведения. Уведомление – документ, которым уведомляют о чем-нибудь.

Словарь русского языка С. И. Ожегова

Уведомление – документ, письмо, содержащее извещение о чем-нибудь.

Толковый словарь русского языка под ред. Д. Н. Ушакова

Уведомление — письменное или устное сообщение, извещение о чем-либо; документ, которым уведомляют о чем-либо.

Большой бухгалтерский словарь

Уведомление — официальная информация, извещение, направленное одним физическим или юридическим лицом другому лицу.

Определим основные случаи, когда работники кадровой службы оформляют уведомления.

Случай первый. Уведомление создается, когда в Трудовом кодексе РФ закреплена обязанность работодателя предоставить определенную информацию работнику, выборному органу первичной профсоюзной организации или другому лицу. При этом в ТК РФ использовано несколько обозначений для случаев, в которых требуется оформить уведомление. Так, работодатель в определенных ситуациях должен «уведомить», «сообщить», «известить», «предупредить» о чем-либо работника или другое лицо, причем ссылка на письменный вид оформления таких действий сделана в законе не всегда. Обязанности работодателя, предусмотренные ТК РФ, а также содержание уведомлений приведены в таблице 1.

Читайте также:  Вандальные действия в отношении имущества

Обратите внимание: отдельные нормы Кодекса прямо предписывают уведомлять работника о чем-либо «под роспись». Очевидно, что в этих случаях, а также когда ТК РФ предусматривает «письменное уведомление», «письменное сообщение», «письменное извещение» и «письменное предупреждение», оформление соответствующего документа обязательно. В остальных случаях ссылки на письменную форму уведомлений нет, но на практике работники кадровой службы предпочитают информировать работников или других лиц письменно, чтобы у работодателя имелось документальное подтверждение выполнения его обязанностей.

Случай второй. Обязанности работодателя направлять определенную информацию в органы государственной власти или в органы местного самоуправления предусмотрены федеральными законами. Основные случаи, в которых от работодателя требуется письменно уведомить о чем-либо соответствующие организации, приведены в таблице 2.

Случай третий. Уведомления могут направляться работникам и в тех случаях, когда в течение трудовых отношений возникают ситуации, разрешаемые «с согласия работника» или «по соглашению сторон» трудового договора.

В статье «Документ: заявление» мы отмечали, что в подобных случаях работнику не требуется оформлять заявление, поскольку речь не идет о просьбе работника на совершение работодателем каких-либо действий. Сторонами трудовых отношений должно быть зафиксировано согласие работника на что-либо или соглашение сторон, и это может быть сделано следующим образом.

В большинстве случаев Трудовой кодекс РФ требует, чтобы согласие работника было выражено в письменной форме

1. Необходимо уведомить работника о возможности или о необходимости совершения определенных действий, как правило, направленных на изменение условий, определенных сторонами трудового договора;

2. Получить согласие работника на такое изменение (или зафиксировать отказ работника).

Ситуации, в которых требуется получить согласие работника, а также содержание уведомлений перечислены в таблицах 3 и 4.

Желательно, чтобы случаи создания и правила оформления уведомлений, направляемых работникам и другим лицам, были зафиксированы работодателем на локальном уровне, например в Инструкции по кадровому делопроизводству (приложение 1).

ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ УВЕДОМЛЕНИЙ

Уведомления, оформляемые работниками кадровой службы, можно разделить на две группы.

Уведомления, направляемые юридическим лицам и гражданам, не работающим в организации

Такие уведомления оформляются на бланке письма. Правила оформления служебных писем мы рассмотрели в предыдущем номере «Справочника кадровика» , поэтому не будем на них останавливаться.

Содержательная часть письма чаще всего представлена связным текстом, а при необходимости имеет форму таблицы. Для служебных писем возможно сочетание текстовых и табличных форм изложения содержания (приложение 2).

Уведомления могут оформляться также на стандартном листе бумаги и направляться адресату с сопроводительным письмом (приложение 3). Такой способ оформления чаще всего применяется тогда, когда существует обязательная или рекомендуемая форма направления сведений.

Уведомления, направляемые работникам организации

Для оформления таких уведомлений работодателем может быть разработан бланк уведомления, который содержит реквизиты: наименование организации и наименование вида документа.

Наименование организации указывается в бланке письма в строгом соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. При наличии сокращенного наименования организации сначала указывается полное наименование, а затем, ниже или за ним, сокращенное (в скобках).

Наименование вида документа указывается на всех служебных документах, кроме писем. Наименование вида документа пишется после наименования организации прописными буквами, например: УВЕДОМЛЕНИЕ.

В бланке уведомления обозначаются места расположения переменных реквизитов: дата документа и его регистрационный номер.

Как правило, реквизиты бланка уведомления имеют угловое расположение.

Дата уведомления показывает время его подписания. Дата подписания, а также даты, содержащиеся в тексте уведомления, оформляются цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: число, месяц, год. Число и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой, а год обозначается четырьмя цифрами, например: 15.03.2010. После написания даты цифровым способом не ставится буква «г» с точкой или просто точка, за исключением случая, когда датой заканчивается предложение.

Читайте также:  Все про транспортный налог

Допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, при котором после цифр, обозначающих год, обязательно пишется буква «г» с точкой или слово «год», например: 15 марта 2010 г. или 15 марта 2010 года.

Регистрационный номер — это цифровое или буквенное обозначение, присваиваемое каждому исходящему (отправляемому), внутреннему и входящему (поступившему) документу при его регистрации. Регистрация документов ведется в соответствии с принятой в организации системой индексации, основу которой составляет порядковый номер документа. В зависимости от вида документа к порядковому номеру могут добавляться и другие составные части. Например, при регистрации уведомлений может применяться буквенно-цифровая индексация: 111-у.

Уведомление содержит следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.

Адресат. Уведомление — внутренний документ, который адресуется работнику, работающему в организации. При угловом расположении реквизитов бланка уведомления в верхнем правом углу указываются: наименование структурного подразделения, где числится работник, наименование должности (профессии, специальности), его фамилия и инициалы (в дательном падеже).

Напомним, что в уведомлениях, оформляемых на бланке письма, сведения об адресате заполняются по другим правилам.

Для быстрого и точного восприятия сведений, включенных в документ, принято кратко формулировать его содержание в виде заголовка к тексту. Заголовок должен быть кратким и точно передающим содержание текста документа. Заголовок грамматически согласовывается с наименованием вида документа и в уведомлениях обычно начинается с предлога «о» или «об».

Текст уведомления содержит информацию о трудовых отношениях, которую необходимо предоставить работнику в определенных законом случаях. Особенности содержания некоторых уведомлений, оформляемых работниками кадровой службы, представлены в таблице 4.

Уведомление должно быть подписано руководителем организации или иным уполномоченным на это лицом. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего уведомление, личная подпись и ее расшифровка.

ДВИЖЕНИЕ ДОКУМЕНТА

Для всех документов, требующих учета, исполнения и использования в справочных целях, обязательна регистрация. Так называется запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28).

Уведомления регистрируются в день подписания. Регистрационные формы разрабатываются работодателем. Для регистрации уведомлений обычно используют:
1. Журнал, предназначенный для регистрации исходящих документов (для уведомлений, оформленных на бланке письма и направляемых в другие организации и физическим лицам).

2. Журнал, предназначенный для регистрации внутренних документов (для уведомлений, направляемых работникам организации). Это может быть журнал регистрации нескольких видов внутренних документов или форма, предназначенная только для регистрации уведомлений, адресованных работникам.

После регистрации уведомление, направляемое в организации или физическому лицу, отправляется адресату. Это можно сделать различными способами: по почте, по факсу, по электронной почте. Почтовые отправления сортируют, упаковывают, оформляют и сдают в отделение связи.

Работник должен быть ознакомлен с содержанием уведомления. Письменным подтверждением факта доведения уведомления до сведения работника служит виза ознакомления. Она начинается словами «С уведомлением ознакомлен» и включает наименование должности работника, его личную подпись, ее расшифровку и дату.

Уведомления, адресованные работникам, составляются, как правило, в двух экземплярах. Это позволяет вручить один экземпляр работнику, о чем в визе ознакомления делается соответствующая отметка: «Экземпляр уведомления получил».

В визе ознакомления работник может также отразить свое решение по существу информации, изложенной в уведомлении. Такое оформление письменного согласия работника (приложение 4) или его отказа (приложение 6) значительно упрощает различные кадровые процедуры, поскольку не требует оформления дополнительных документов.

Исполненные документы, в т. ч. уведомления, оформляются для последующего хранения. Заверенная копия уведомления, отправленного по почте, подшивается в дело (приложение 10) . Если уведомление было составлено в двух экземплярах, в дело подшивается экземпляр работодателя (с отметкой работника о получении им своего экземпляра).

Читайте также:  Производственная травма срок исковой давности

Подсистема предназначена для автоматической рассылки уведомлений и оповещений о различных событиях системы «ДЕЛО» в электронную почту пользователей.

Термины подсистемы:

Оповещение – это информирование пользователей о совершенных операциях в системе

Уведомление – информирование пользователей о приближении сроков исполнения определенных операций в системе.

События и получатели оповещений

Информирование организуется для всех пользователей системы «ДЕЛО», имеющих права на выполнение соответствующих действий за должностных лиц. Например, если рассылка, в соответствии с настройками, должна производиться исполнителям поручения, то сообщения будут отправлены тем пользователям, которые имеют право на его выполнение за обозначенное в качестве исполнителя должностное лицо.

Опция обеспечивает рассылку оповещений при следующих событиях:

Пересылка регистрационной карточки (РК). Получателями являются все адресаты пересылки. Если пересылка осуществляется в подразделение, оповещение направляется его начальнику.

Отправка документа внутреннему адресату. Получатели – все внутренние адресаты, для которых проставлена отметка об отправке. Если пересылка осуществляется в подразделение, сообщение направляется его начальнику.

Ввод поручения. Оповещается автор резолюции, контролер, исполнители. Настройки подсистемы обеспечивают возможность включения/отключения отправки автору резолюции, контролеру, исполнителям (ответственному или всем).

Редактирование поручения. Получатели – автор резолюции, контролер, исполнители. Настройки подсистемы позволяют указать, об изменениях каких реквизитов следует оповещать: № пункта, автора резолюции, содержания поручения, категории, исполнителей, контрольности, контролере, фактической даты исполнения.

Ввод отчета об исполнении поручения (появление/изменение значения в поле Дата отчета). Оповещается автор резолюции, контролер, ответственные исполнители. В настройках обеспечена возможность подключения/отключения отправки оповещений автору резолюции, контролеру, ответственным исполнителям.

Направление РК проекта документа (РКПД) на визирование. Получатель – должностное лицо, которому был направлен на визирование данный проект документа.

Направление РКПД на подпись. Получатель – должностное лицо, которому был направлен на подпись данный проект.

События и получатели уведомлений

Опция обеспечивает уведомление пользователей системы «ДЕЛО» о приближении сроков выполнения ими действий по следующим событиям:

Исполнение поручения. Получатели – исполнители поручения. Сроком выполнения указанной операции считается значение реквизита Плановая дата.

Контроль поручения. Уведомляется контролер поручения. Сроком выполнения указанной операции считается значение реквизита Плановая дата.

Визирование документа. Получатели – должностные лица из числа визирующих документ, у которых указана дата направления на визирование и не указана дата визирования. Срок выполнения указанной операции вычисляется по формуле: дата и время направления на визирование + срок, нужный для визирования.

Подписание документа. Уведомляются должностные лица из числа подписывающих документ, у которых указана дата направления на подпись и не указана дата подписания. Срок исполнения указанной операции вычисляется по формуле: дата и время направления на подписание + срок, нужный для подписания.

Уведомления направляются пользователям системы до тех пор, пока не истечет плановый срок исполнения операции либо не произойдет фактическое исполнение операции.

Периодичность отправки определяется в настройках параметров подсистемы.

По истечении планового срока, выделенного для выполнения операции, уведомления пользователю направляются ежедневно, вплоть до фактического исполнения операции Производственный календарь.

Периодичность рассылки уведомлений

Периодичность рассылки по каждому из событий может быть задана отдельно. Поддерживается возможность задавать периодичность рассылки с указанием, в какие именно дни следует направлять первое, второе и последующие уведомления.

Т.к. опция «Оповещения и уведомления» интегрирована с «ДЕЛО-Web» (в рассылаемых подсистемой сообщениях размещаются ссылки на регистрационные карточки для открытия через «ДЕЛО-Web»), то необходимо при покупке данной опции приобретать серверную часть «ДЕЛО-Web».

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Оставить заявку

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Ссылка на основную публикацию
Ходатайство о соединении уголовных дел
1. В одном производстве могут быть соединены уголовные дела в отношении: 1) нескольких лиц, совершивших одно или несколько преступлений в...
Узнать кадастровую стоимость жилья по адресу бесплатно
Узнай всё про недвижимостьот 10 минут! Онлайн - сервис для получения информации об объектах недвижимости из Росреестра Что такое кадастровая...
Узнать кадастровую стоимость квартиры в 2018 году
Узнай всё про недвижимостьот 10 минут! Онлайн - сервис для получения информации об объектах недвижимости из Росреестра Что такое кадастровая...
Ходатайство об устранении недостатков в исковом заявлении
Если иск оставлен без движения, в суд дополнительно направляется заявление об исправлении недостатков иска. Такая ситуация может возникнуть и при...
Adblock detector